A globalizáció és a webtechnológia fejlődése egyre inkább dinamikus folyamatokká alakítja az üzleti környezetet, amelyek gyakran a világ különböző pontjain, eltérő munkatípusokban és formákban zajlanak. A változás dinamikája különböző vezetési módokon vezet át minket.
A vezetés első szintje, azaz a „reménnyel való vezetés” (Management by hope), a legtöbb vállalatnál már a történelem szemetesládájában landolt. Egy jelentősen fejlettebb modell, a „vezetés elemzés és célok alapján” (Management by analytic – objectives) lehetővé teszi, hogy döntéseinket a múltbeli eredmények elemzésére alapozzuk. Ez jobb eredményeket hoz, mint az előző módszer, de gazdasági ingadozások esetén rossz stratégiának bizonyul. Ezért egyre népszerűbbé válik a „kompetenciák szerinti vezetés” (Management by competences), ahol a döntések az alkalmazottak képességei és kompetenciái alapján születnek, azaz a kompetens munkatársak kerülnek előtérbe.
A szervezetek vezetése maga is egyre összetettebbé és nehezebben kezelhetővé válik (virtuális csapatok, távmunka). Minden arra utal, hogy a mesterséges intelligencia (AI) jelentős szerepet fog kapni a vállalatvezetésben és döntéshozatalban. Az ilyen tendenciák ellenére a vállalat versenyelőnye az alkalmazottak kompetenciáin és képességein alapul majd.
Az adminisztratív munka, amely korábban a HR folyamatok fontos részének számított, a digitalizációval jelentősen átalakul, és egyre inkább a stratégiai tervezésre és az alkalmazottak fejlesztésére összpontosít.
Az ilyen HR folyamatok átalakulásának első szakasza a személyügyi anyagok digitalizálása és az egyszerűbb folyamatok, mint a munkaórák nyilvántartása, bejelentett hiányzások kezelése, utazási megrendelések rögzítése és a rövid távú foglalkoztatás tervezése. Ezek a digitalizált folyamatok segítenek megszüntetni a fizikai és időbeli korlátokat. A folyamatok nagy részét az alkalmazotthoz delegálják, aki maga rögzíti az utazási megrendelést, és felelős saját részéért. Ezek az egyszerűbb folyamatok már nem titkársági feladatok.
A HR folyamatok digitalizációjának második része az adminisztratív eljárások egyszerűsítése, amelyet az állam különféle jogszabályokkal vezet be – különösen a jelentéstétel terén. Ez elsősorban olyan munkát érint, amely nem teremt értéket a vállalat számára, ezért érdemes lokalizált szoftvert választani. A dedikált modulok lehetővé teszik az alkalmazottra, munkahelyre, vállalatra vonatkozó, már összegyűjtött adatok egyszerű jelentését. Így nem pazarolunk értékes időt az adminisztrációra, hanem a stratégiai feladatokra és az alkalmazottak fejlesztésére koncentrálhatunk.
Amikor az első és második szakasz digitálisan működik, a HR vezetés stratégiai funkciója kerül előtérbe. Ide tartozik a rendszeres éves interjúk lefolytatása, képzési katalógus összeállítása és nyomon követése, az alkalmazottak képességeinek és kompetenciáinak értékelése – az emberekkel való munka.
Egy modern IT megoldástól elvárt fontos követelmény a szabványoknak való megfelelés az IT biztonság területén.
A HR osztály személyes adatokat kezel és gyűjt, még speciális adatokat is, ezért fontos, hogy a modern IT megoldás megfeleljen a GDPR követelményeinek.
Az emberi erőforrások szerepe és jelentősége
A HR jelentősége és szerepe folyamatosan változik. Egyre fontosabbá, összetettebbé és kihívásokkal telivé válik, hiszen kulcsfontosságú és felelősségteljes szerepet tölt be a HR folyamatokban.
Felelős az új kompetens munkatársak kereséséért, az alkalmazottak előmenetelének nyomon követéséért, valamint a személyes és szakmai fejlődés ösztönzéséért a munkahelyen.
E munkakört a HR osztály látja el az adatok és dokumentumok kezelésén túl, amelyekre minden szervezetnek figyelnie kell. Fontos hangsúlyt kap a belső és/vagy külső felhasználásra készített jelentések előkészítése is.
Az IT megoldás segíti a HR munkáját
A HR osztály hatékony munkája elképzelhetetlen megfelelő eszköz nélkül. Egy modern IT megoldás lehetővé teszi a HR feladatok sikeres és magas színvonalú ellátását.
A HR folyamatok digitalizációja segít megszabadítani a HR-t az adatpapírok és Excel táblázatok fogságából. Nem kell többé fontos dátumokat vagy határidőket kézzel beírni a naptárba. A HR-esek nem csak a munkatársak be- és kijelentkezésének, utazási megrendeléseinek vagy orvosi igazolásainak nyomon követésére koncentrálnak, hanem például arra is, hogy ki kap jubileumi jutalmat, hány fogyatékos munkavállaló van a kvótán felül, ki jogosult mentorálási pótlékra, elkészült-e az új dolgozók képzési terve, beírták-e az éves értékeléseket, megfelelő jelölteket jelöltek-e ki előléptetésre és még sok minden mást. A HR szakemberek elsődlegesen az alkalmazottakkal való munkára összpontosítanak.
A modern IT megoldás megszünteti azokat a fáradságos feladatokat, mint az adatok többszöri bevitele különböző Excel táblázatokba, vagy az adatok e-mailben történő továbbítása a bérszámfejtésnek, ahol gyakran újra kellett őket rögzíteni egy másik programba. A modern megoldás lehetővé teszi az adatok egyszeri, egy helyen történő rögzítését.
A megoldás támogatja az adatok belső feldolgozását és elemzését, valamint az állami intézményeknek továbbítandó adatok előkészítését.
Az IT rendszer támogatja a „soft skillek” fejlesztését is, mint például a kompetenciaértékelés, oktatás, célzott vezetés, éves interjúk, munkateljesítmény értékelés, előléptetés, tehetségkutatás, utánpótlás-tervezés. Ezek mind a HR felelősségi körébe tartoznak.
A modern IT megoldás lehetővé teszi, hogy a HR több időt fordíthasson az alkalmazottakkal való tényleges munkára, ahelyett hogy adminisztratív feladatokat végezne.
A rendszer figyelmezteti a felhasználót a fontos határidők lejártára, és a megfelelő funkciók és beállítások segítségével a feladatok és felelősségek automatikusan kiosztásra kerülnek vezetők és munkatársak között. A HR felelőssége, hogy biztosítsa a feladatok időben történő elvégzését.
A HR szolgáltatja a bérszámfejtéshez szükséges adatokat, amelyek egyes szegmensekben, például előléptetések, jutalmak, éves értékelések alapján befolyásolják a kifizetés összegét. A megfelelő beállításokkal a rendszer automatikusan biztosítja a helyes és releváns adatokat a bérszámfejtéshez.
A HR osztálynak különféle jelentéseket kell készítenie. A minőségi jelentések megkönnyítik és javítják a vezetői döntéshozatalt. Az IT megoldás lehetővé teszi a jelentések elkészítését és dokumentumok nyomtatását (pl. szerződések és egyéb, munkavállalók részére átadandó dokumentumok). A személyügyi vezetés elkerüli a hosszadalmas jelentéskészítést menedzsment vagy külső intézmény részére. A modern és fejlett megoldás a felhasználók igényeire szabott jelentések elkészítését teszi lehetővé. Egyetlen kattintással kérhető a kívánt jelentés.
Összefoglalás
A HR szerepe és jelentősége hatalmas. Ez az osztály a vállalat szíve. Ahhoz, hogy a HR menedzsment gyorsan és minőségileg tudjon dolgozni, modern IT megoldásra van szüksége, amely könnyű adatbevitelt és karbantartást biztosít.
A HR digitalizációja támogatja a HR menedzsmentet, és hozzáadott értéket teremt a személyes adatok védelmében.
Az idő, amit korábban hosszadalmas adminisztratív feladatokra fordítottak, most a munkavállalókkal való valódi együttműködésre fordítható.
Forrás: HRM Magazin, Szlovénia, 2019. február/március, 20. szám, 5. évfolyam
Blog: Mit hoz a HR funkció digitalizációja?
Szerző: Urban Rozina
Megjegyzés: Bár az eredeti cikk több éve jelent meg, az abban megfogalmazott gondolatok ma még aktuálisabbak, hiszen a cég már akkor jól látta a HR digitalizáció irányát és fontosságát. Az itt bemutatott elképzelések továbbra is értékes útmutatást nyújtanak a modern HR működéséhez, és igazolják a stratégiai szemlélet jelentőségét a folyamatos változások közepette.
