Kerekasztal kérdések és válaszok: Soft Consulting Hungary Zrt.
A Munkahelyi Digitalizáció – Vezetői Fórum 2026 konferencián a kerekasztal-beszélgetések során számos fontos szakmai téma és kérdés merült fel, amelyekre az időkeretek miatt ott csak részben tudtunk kitérni. Ezért az ott átbeszélt és további felmerült kérdéseket egy blogsorozatban dolgozzuk fel részletesebben.
A második részben a Soft Consulting Hungary Zrt. tapasztalatait mutatjuk be, amely hazai fejlesztésű HR- és bérügyi szoftvermegoldásokkal foglalkozó magyar vállalat, többek között a BABÉR bérszámfejtő rendszer fejlesztője és forgalmazója.
A vállalat megoldásai elsősorban:
- a vállalati bérszámfejtési folyamatok támogatására,
- a folyamatos jogszabálykövetés biztosítására,
- valamint a HR-folyamatok digitalizációjára fókuszálnak.
A beszélgetés szempontjából különösen érdekes volt a vállalat gyakorlati rálátása arra, hogy:
- a HR rendszerek,
- a munkaidő-nyilvántartás,
- a bérszámfejtés,
- valamint az adatkezelési és riportálási folyamatok
a gyakorlatban hogyan kapcsolódnak össze nagyvállalati környezetben.
Különösen fontos kérdéssé válik:
- az adatminőség,
- a rendszerek közötti integráció,
- az auditálhatóság,
- valamint az, hogy ugyanaz az adat minden rendszerben ugyanazt jelentse.
A beszélgetés szempontjából különösen érdekes volt a Soft Consulting Hungary gyakorlati rálátása arra, hogy a HR rendszerek, a munkaidő-nyilvántartás, a bérszámfejtés, valamint az adatkezelési és riportálási folyamatok a gyakorlatban hogyan kapcsolódnak össze nagyvállalati környezetben.
A KADRIS 4 Hungary Kft. és a Soft Consulting Hungary Zrt. között emellett folyamatban van a KADRIS 4 rendszer magyarországi bérszámfejtési integrációja a BABÉR bérszámfejtő rendszerrel.
A beszélgetés résztvevői:
Kérdező: Kertész Róbert Tibor
Export Igazgató, ČETRTA POT d.o.o.
Cégvezető, KADRIS 4 Hungary Kft.
Válaszadó: Kara Gabriella
BABÉR bérszámfejtő rendszer tanácsadó, Soft Consulting Hungary Zrt.
Gabriella a Soft Consulting Hungary Zrt. által fejlesztett BABÉR bérszámfejtő rendszer tanácsadója, aki több mint 20 éves szakmai tapasztalattal rendelkezik a bérszámfejtés és a kapcsolódó HR-folyamatok területén.
Pályafutása során a bérszámfejtés szinte minden oldalával dolgozott:
- részt vett szoftverfejlesztési és üzemeltetési folyamatok támogatásában,
- napi szinten foglalkozott ügyfél- és felhasználói kérdésekkel,
- valamint kisvállalati és multinacionális környezetben is szerzett gyakorlati tapasztalatot.
Munkája során kiemelt területet jelent:
- a bérszámfejtési adatok kezelése és feldolgozása,
- az adatvédelmi és megfelelőségi szempontok érvényesítése,
- valamint a különböző vállalati rendszerek közötti adatkapcsolatok és integrációk gyakorlati működése.
Meglátása szerint a sikeres vállalati HR- és bérszámfejtési működés egyik legfontosabb eleme az adatrögzítések minimalizálása és az adatok valós idejű, pontos továbbítása a különböző vállalati szoftverek között. Diplomáit a Szegedi Tudományegyetemen, valamint a győri Széchenyi István Egyetem Állam- és Jogtudományi Karán szerezte.
Az európai bértranszparencia kapcsán sok szó esik a szabályozásról. A gyakorlatban ez mit jelent a bérfolyamatok oldaláról?
Bérszámfejtési szempontból a bértranszparencia nem elsősorban kommunikációs kérdés, hanem adatfeldolgozási és strukturált adatexport-feladat. A gyakorlatban ez többek között azt jelenti, hogy a vállalatoknak egységes bérkomponens-struktúrával kell dolgozniuk. Az alapbérek, pótlékok, bónuszok és egyéb juttatások pontos definíciója nélkül nehéz valóban összehasonlítható adatokat előállítani. Ide tartozik az egy órára jutó bruttó érték meghatározása is, amely nagyban függ az adott vállalat javadalmazási politikájától és az alkalmazott osztószám-logikától.
Szintén fontos szempont az összehasonlíthatóság biztosítása. A HR-definíciók szerinti kategóriákba sorolt munkavállalók adatait azonos számítási logika mentén kell kimutatni, különben ugyanarra a kérdésre több különböző eredmény is születhet. Külön kihívást jelent a nemek szerinti béradatok előállítása. Jelenleg – a hazai szabályozási környezet részleges hiánya miatt – még nem teljesen egyértelmű, hogy milyen bontásokra, átlagolási módszerekre és riportálási logikákra lesz szükség a rendszerekben.
A másik kritikus terület az auditálhatóság. Minden számításnak teljes mértékben visszakövethetőnek kell lennie:
- input → számítás → output logika mentén.
Ez azt jelenti, hogy a bérszámfejtésnek ma már nem egyszerűen „számolnia” kell, hanem:
- riportálható,
- reprodukálható,
- és audit esetén is védhető adatokat kell előállítania.
A gyakorlatban a bérfolyamatoknak sokkal strukturáltabbá és auditálhatóbbá kell válniuk. Nem elég helyesen számfejteni – biztosítani kell, hogy:
- minden béradat visszakövethető legyen,
- az azonos munkakörök összehasonlíthatók legyenek,
- valamint a bérképzés logikája dokumentált és indokolható maradjon.
Ez egyértelmű elmozdulást jelent az operatív bérszámfejtéstől az adatvezérelt, kontrollált működés irányába.
A bértranszparencia pontos és konzisztens adatokra épül. A tapasztalat az, hogy a cégek adatminősége ma mennyire áll készen erre?
A legtöbb szervezetnél az adatminőség még nincs teljesen készen erre az elvárt működésre.
Tipikus problémát jelent:
- ugyanazon munkakörök eltérő megnevezése,
- a hiányos vagy nem egységes bérkomponens-struktúra,
- valamint a nem egyértelműen beazonosítható előzményadatok.
Sok helyen az adatok ugyan léteznek, de:
- nem összehasonlíthatók,
- nem kellően megbízhatók,
- vagy nem alkalmasak elemzési célokra.
A bértranszparencia ezeket a problémákat nagyon gyorsan felszínre hozza. Bérszámfejtői oldalról különösen nagy problémát jelent, hogy:
- a munkakörök sok esetben nincsenek egységesen kódolva,
- vagy maga a kódolás nem jelenik meg megfelelően a bérszámfejtő rendszerben.
A bérelemek szabályozása is gyakran eltérő logikával történik. Jó példa erre a bónuszok kezelése. Sok cégnél egy bónusz egy összegben kerül átadásra a bérszámfejtés felé, miközben az adott juttatás:
- havi,
- negyedéves,
- éves,
- vagy akár hiányzásokkal korrigált időszaki elem is lehet.
Ahhoz, hogy az egy órára jutó osztószám pontosan meghatározható legyen, ezekhez sok esetben fejlesztések szükségesek. Ez vagy azt jelenti, hogy az időszakhoz kötött bónuszokat már a HR- és bérfolyamatokban is megfelelő időszaki logikával kell kezelni, vagy olyan fejlesztésekre van szükség a bérszámfejtő rendszerekben, amelyek automatikusan képesek ezeket kiszámítani.
Szintén problémát jelenthet:
- a hiányzó vagy pontatlan gender adat,
- a munkaidő-típusok pontatlan kezelése,
- a szerződéses és tényleges bérek eltérése,
- valamint a nem konzisztens történeti adatkezelés.
A legnagyobb probléma azonban sok esetben az, hogy ugyanaz az adat több rendszerben nem ugyanazt jelenti.
Mennyire kritikus a HR rendszerek és a bérszámfejtés közötti adatkapcsolat? A gyakorlatban inkább integrált működést látsz, vagy még mindig sok manuális adatátadás van?
Ez jelenleg az egyik legkritikusabb pont és egyben az egyik legnagyobb kockázat is. A bértranszparencia nem működik stabil adatkapcsolatok nélkül. A gyakorlatban még mindig sok helyen találkozunk:
- Excel-alapú adatátadással,
- manuális módosításokkal,
- e-mailben küldött adatokkal,
- vagy párhuzamos adatkezeléssel.
Sok esetben ugyan van integráció a rendszerek között, de az adatmodell nem teljesen tiszta. Előfordul például, hogy:
- az alapadatok vagy havibérek interfészen keresztül érkeznek,
- miközben a jutalmak már e-mailben kerülnek továbbításra,
- és nem jelennek meg a HR-forrásrendszerben.
Bár egyre nő az integrált rendszerek aránya, a valóság jelenleg inkább hibrid működés, amely:
- pontossági,
- auditálhatósági,
- és jogi kockázatokat is jelenthet.
Bérszámfejtői oldalról nézve egyetlen hibás HR-adat akár tömeges hibás számfejtést is eredményezhet.
Sok esetben nincs egyetlen olyan forrásadatbázis sem, amelyhez képest az adatok teljes körűen ellenőrizhetők lennének. A bértranszparencia miatt ez ma már nem csupán hatékonysági kérdés, hanem komoly jogi és megfelelőségi kockázat is.
A szabályozás egy elvárt működést feltételez. A gyakorlatban a bérfolyamatok mennyire képesek ezt ma kiszolgálni?
A kép jelenleg nagyon vegyes. Röviden összefoglalva: részben képesek rá, de még nem rendszerszinten.
Ami általában már jól működik:
- a havi bérszámfejtés,
- az adó- és járulékszámítás.
Ami azonban sok helyen még hiányzik:
- az automatizált bérösszehasonlító riportok,
- a strukturált összehasonlító kimutatások,
- valamint a valós idejű adatellenőrzés.
A nagyobb és érettebb szervezetek természetesen közelebb állnak az elvárásokhoz, de még ott is gyakori probléma:
- a standardizáció hiánya,
- az egységes bérstruktúra hiánya,
- valamint a kontrollpontok nem megfelelő definiálása.
Összességében a legtöbb vállalat részben már felkészült, de tudatos fejlesztések nélkül hosszú távon nehéz lesz megfelelni az új elvárásoknak.
Sok helyen ugyanazokat az adatokat több rendszerben is rögzítik. Ez mennyire jelent kockázatot a bérfolyamatokban?
Ez az egyik legnagyobb kockázat. Ennek következménye lehet:
- adateltérés,
- hibás riport,
- auditprobléma,
- vagy akár jogszabályi megfelelési kockázat is.
Tipikus példa, amikor:
- a HR rendszerben egy adat szerepel,
- a bérprogramban más,
- a riportokban pedig egy harmadik érték jelenik meg,
attól függően, hogy az adatokat mikor és melyik rendszerből kérdezik le.
Bértranszparencia mellett ez különösen kritikus, mert ugyanarra a kérdésre több különböző válasz is születhet – ami nagyon gyorsan hitelességi problémává válhat.
A cégvezetők és HR vezetők részéről most nagy a bizonytalanság. Hol érdemes ma tájékozódniuk a bértranszparencia követelményeiről, és kik azok, akiknek rövid távon már konkrétan lépniük kell?
Érdemes több forrásból tájékozódni:
- az EU irányelv hivatalos szövegéből,
- a helyi jogszabályi implementációkból,
- a NAV iránymutatásaiból,
- szakmai tanácsadóktól és bérszámfejtési szolgáltatóktól,
- valamint HR szakmai szervezetektől.
Rövid távon különösen érintettek:
- a nagyobb létszámú vállalatok,
- a multinacionális cégek,
- azok a szervezetek, ahol már most is van jelentési kötelezettség,
- illetve azok a vállalatok, ahol nincs egységes bérstruktúra vagy megfelelő adatkapcsolat a HR és a bérszámfejtés között.
Ezeknél a szervezeteknél a felkészülés nem halogatható, mert az adatok megfelelő előállítása jelentős idő- és fejlesztési igénnyel járhat.
Egyre többet beszélünk integrált rendszerekről – HR, munkaidő, beléptetés, bér. A bérszámfejtés oldaláról ez valódi előny vagy inkább kihívás?
Valójában mindkettő lehet. Ez nagyban függ:
- a vállalat méretétől,
- a működési modelltől,
- a tulajdonosi háttértől,
- valamint a szervezettségi szinttől is.
Előnyt jelenthet:
- az egységes adatforrás,
- a kevesebb manuális adatbevitel,
- a jobb riportálhatóság,
- az auditálhatóság,
- valamint az egységes adatstruktúra.
Emellett sok esetben:
- kisebb üzemeltetési létszám elegendő,
- és kevesebb audittevékenységre van szükség.
Kihívást jelenthet ugyanakkor:
- a rendszerek közötti logikai eltérések kezelése,
- az adatmodellek összehangolása,
- a jogosultságkezelés,
- valamint az eltérő országokban működő rendszerek adatvédelmi megfelelése.
Különösen fontos szempont lehet:
- a GDPR,
- a NIS2,
- valamint az eltérő adatmegőrzési kötelezettségek kezelése.
Bérszámfejtői oldalról nézve ugyanakkor nem maga az integráció jelenti a legnagyobb kockázatot, hanem az, ha egy rossz adatmodell kerül integrálásra.
Mi kell ahhoz a gyakorlatban, hogy egy szervezet valóban „bértranszparens” módon tudjon működni – nem csak papíron?
Ez már nem egyszerű compliance kérdés, hanem rendszerszintű működési modell. Ehhez szükség van:
- tiszta adatmodellre,
- egységes munkakörökre,
- egységes bérkategóriákra,
- valamint egyetlen „forrásigazságra”.
Fontos, hogy:
- ne legyen párhuzamos adatnyilvántartás,
- a bérszámfejtési logika automatizált legyen,
- és ne manuális korrekciókra épüljön a működés.
A riportképességet nem utólag, Excelben kell megoldani, hanem magába a folyamatba kell beépíteni. Ehhez szükséges:
- inputvalidáció,
- eltérésfigyelés,
- dokumentált számítási szabályok,
- auditálható folyamatok,
- valamint dokumentált bérképzési és döntési logikák.
Emellett a transzparens kommunikáció is fontos:
- belső irányelvekkel,
- vezetői felkészítéssel,
- és egyértelmű működési szabályokkal.
A valódi különbség ott jelenik meg, hogy egy szervezet nemcsak jelenteni tudja az adatokat, hanem meg is tudja magyarázni és szakmailag alá tudja támasztani azokat.
A következő hetekben további kerekasztal-beszélgetések részletes szakmai anyagaival is jelentkezünk. A célunk az, hogy ne marketinganyagokat mutassunk be, hanem valódi piaci tapasztalatokat, rendszerintegrátori és HR szakmai nézőpontokat — olyan cégektől, akik nap mint nap találkoznak a munkahelyi digitalizáció valós kihívásaival.
