Humánerőforrás-menedzsment rendszer (HRM)

A digitálisan támogatott toborzási folyamat – az álláshirdetéstől a felvételig – felgyorsítja az új munkavállalók keresését és kiválasztását azáltal, hogy előre meghatározott toborzási szempontok alapján teszi lehetővé az álláshirdetések elkészítését és közzétételét.

A megoldás automatikus adatátvitelt biztosít az állásajánlatokhoz kapcsolódó jelentkezési űrlapokból, melyeket a cég weboldalán vagy állásportálokon tesznek közzé, így támogatva a további feldolgozást, az interjúk szervezését, a jelöltek előszűrését és a végső kiválasztást.

A jelentkezési források nyomon követésének és a korábbi jelentkezések adatbázisához való hozzáférés lehetősége elősegíti a stratégiai tervezést, valamint megkönnyíti új tehetségek azonosítását.

Automatizált biztosítási be- és kijelentkezés tervezett integrációval a magyar elektronikus ügyintézési rendszerek felé

Jelenleg a munkavállalók és szerződéses partnerek biztosítási be- és kijelentkezése jellemzően manuális folyamat Magyarországon. A jövőben tervezett fejlesztések célja, hogy ez a folyamat automatizálható legyen az eHRS rendszer és a magyar állami ügyintézési portálok közötti integráción keresztül, ahogyan Szlovéniában is működik. 

A rendszer automatikusan kezelni fogja a szükséges bejelentéseket a társadalombiztosítási és egészségbiztosítási nyilvántartások felé, ideértve a biztosítottak be- és kijelentkezését, az adatváltozások jelentését, valamint a munkahelyi balesetekkel és foglalkozási megbetegedésekkel kapcsolatos bejelentéseket.

Ez a fejlesztés nagyban megkönnyíti majd a HR és bérszámfejtési folyamatokat, különösen jogi vagy szervezeti változások, munkaidő-csökkentés, ideiglenes vagy tömeges létszámcsökkentés esetén, amikor sok be- és kijelentkezés kezelése szükséges.

Éves teljesítményértékelő beszélgetés – Az éves teljesítményértékelés fontos eszköz a munkavállalói teljesítmény, motiváció és kompetenciák átfogó megértéséhez, valamint a vállalati célok felé tett előrehaladás nyomon követéséhez. Célja, hogy áttekintse az elvégzett munkát, összehangolja az elvárásokat, megtervezze a fejlesztést, kijelölje a karrierutakat, és azonosítsa a fejlesztendő területeket.

A vezető és a munkavállaló közötti beszélgetést előre elkészített kérdőívek segítik, amelyek mindkét fél igényeihez igazíthatók. A munkavállaló önértékelést készít, míg a vezető saját értékelést ad. Az esetleges eltérések alapot adnak a teljesítményről, elvárásokról és fejlődési lehetőségekről szóló konstruktív párbeszédhez.

A szoftvermegoldás különböző típusú kérdőíveket tartalmaz: nyitott kérdések, egy- vagy többválaszos lehetőségek, valamint táblázatos formátum több válaszopcióval. A kitöltött kérdőívek segítik a munkavállalói hangulat, a csapatdinamika és az általános hatékonyság elemzését. A válaszok alapján értékelhető a teljesítmény és a célok elérése, valamint meghatározhatók az új célok és feladatok a következő időszakra. A rendszer lehetőséget biztosít a beszélgetés során készült jegyzetek rögzítésére is, amelyek az év folyamán mind a vezető, mind a munkavállaló számára elérhetők maradnak.

Kompetenciák – A kompetenciaértékelés kulcsszerepet játszik a munkavállalók fejlődésében és a szervezeti hatékonyság növelésében. A viselkedési, vezetői, általános és technikai készségeket is lefedő, strukturált értékelési folyamat lehetővé teszi a jelenlegi képességek nyomon követését, a fejlesztési célok meghatározását és a hosszú távú fejlődési stratégia kidolgozását. Ez a megközelítés segíthet csökkenteni a kulcsemberek elvesztésével vagy fluktuációjával járó kockázatokat is.

A kompetenciaértékelés folyamata általában az alábbi lépésekből áll:

• Kompetenciaprofil meghatározása: Minden munkakörhöz hozzárendeljük a szükséges kompetenciákat és az elvárt szintet. Ez lehetővé teszi, hogy az értékelés és a képzések igazodjanak az adott szerepkör tényleges elvárásaihoz.

• Kompetenciák értékelése: Az értékelést jellemzően a közvetlen vezető végzi, de a munkavállalókat önértékelésre is ösztönözzük. Az elvárt és a tényleges szint összevetése segít feltárni a fejlesztendő területeket.

• Visszajelző beszélgetés: A vezető és a munkavállaló közösen áttekintik az értékelés eredményeit. Ennek során konkrét lépéseket határoznak meg a fejlesztésre szoruló kompetenciák erősítésére, és elismerik azokat a területeket is, ahol az elvárások teljesülnek vagy meghaladásra kerülnek.

A kompetenciaértékelés önálló folyamatként is alkalmazható, vagy beépíthető az éves teljesítményértékelésbe. Mindkét esetben erősíti a vezető és munkavállaló közötti együttműködést, és segít a jövőbeli célok egyértelmű kijelölésében.

Az átfogó kompetenciaértékelés több szinten is előnyt jelent: a munkavállaló jobban megérti saját erősségeit és fejlődési lehetőségeit, míg a szervezet stratégiai képet kap a rendelkezésre álló készségekről. Ez lehetővé teszi a kulcskompetenciák időben történő fejlesztését, hozzájárulva a vállalat hosszú távú sikeréhez.

A Célok szerinti vezetés (Management by Objectives) eredményorientált megközelítés, amely hatékonyan irányítja a munkavállalókat, és lehetővé teszi a célok mérését és értékelését a szervezet minden szintjén. A világosan megfogalmazott célok segítik a munkatársakat abban, hogy aktívan kapcsolódjanak a szervezeti prioritásokhoz és saját céljaikhoz – nem csupán a felülről érkező utasításokat követik.

A szoftvermegoldás a teljes célkitűzési ciklust támogatja – kezdve a vállalati prioritások és alapértékek meghatározásával. Az egyes szervezeti egységek vezetői ezekhez igazítják saját céljaikat, majd továbbadják azokat a csapatuknak, és meghatározzák az elvárt teljesítményszinteket. A folyamat részeként a munkavállalók is ösztönzést kapnak saját fejlődési céljaik megfogalmazására.

A vezetők a rendszeren keresztül nyomon követhetik a tervezett tevékenységeket, és értékelhetik az egyéni vagy csoportszintű teljesítményt – az üzleti eredményekhez viszonyítva. Az értékelést elvégezheti a vezető, de akár önértékelés formájában is megtörténhet. Az értékelés történhet az éves teljesítményértékelés részeként vagy attól függetlenül, önálló folyamatként is.

A ciklus zárása egy strukturált párbeszéd, amely a tervezett és a tényleges eredmények közti különbségeket vizsgálja meg, majd kijelöli a következő időszak céljait.

A munkavállalói tudásba történő befektetés elengedhetetlen az egyének, a szervezetek és a gazdaság versenyképességének fenntartásához. Egy központosított HR menedzsment platform átfogó képet nyújt minden képzési folyamatról – beleértve a tartalmakat, költségeket és ütemezéseket.

Ennek segítségével a HR osztályok és részlegvezetők tervezhetik, jóváhagyhatják és lebonyolíthatják a képzési programokat; kezelhetik a munkavállalók jelentkezéseit és a vezetői jóváhagyásokat; elégedettségi felméréseket és képzési eredményjelentéseket készíthetnek; gyűjthetik az alkalmazottak új tartalomra vonatkozó javaslatait; kezelhetik a képzési helyszínekhez kapcsolódó utazási költségtérítéseket; valamint értékelhetik a képzések munkateljesítményre gyakorolt hatását.

A munkavállalói teljesítmény mérése a munka hatékonyságának egyik kulcsfontosságú mutatója. A digitálisan támogatott adat elemzés betekintést nyújt az erősségekbe és a fejlesztendő területekbe, így közvetve befolyásolja a többi HR-folyamatot, mint például a javadalmazást, átszervezést, toborzást, képzést és kompetenciafejlesztést.

A megoldás lehetővé teszi egyéni vagy csoportos teljesítményértékelések készítését, meghatározott kritériumok és értékelési skálák alapján. Az értékelési kritériumok terjedelmét és fókuszát, valamint a rendelkezésre álló jutalmazási keretet az egyes üzleti egységek prioritásaihoz és erőforrásaihoz igazítják.

A teljesítményalapú jutalmazási rendszer kialakításával a szervezetek javíthatják a munkavállalói élményt és növelhetik az elkötelezettséget. A rendszer integrálja az összes kapcsolódó folyamatot – a teljesítményértékeléstől az ösztönző jutalmak számításán át a végső kifizetésig.

A teljesítményértékelések pénzügyi jutalmakká való átváltásának kritériumai dinamikusan konfigurálhatók, és összhangban vannak a szervezet belső szabályzataival.

A folyamat befejezése után a teljesítményértékelés és a jutalom összege automatikusan megjelenik a munkavállaló személyes portálján, és a jutalom a bérszámfejtő rendszer segítségével kerül kifizetésre.

Az utódlástervezés csökkenti a kulcstehetségek távozásával vagy áthelyezésével járó kockázatokat. A rendszer támogatja a hasonló pozícióban dolgozó munkavállalók teljesítményének, kompetenciáinak és potenciáljának összehasonlítását.

Ezek az információk szolgálnak alapul a tehetségek és a pozíciók elvárásainak összehangolásához, valamint a megfelelő utódok azonosításához.

A jól meghatározott folyamat a munkahelyi képzések tervezésére, lebonyolítására és tanúsítására elengedhetetlen a pozitív munkavállalói élmény és a nagyobb szervezeti elkötelezettség érdekében.

A megoldás lehetővé teszi a strukturált képzési tervek kidolgozását, mind tartalmi, mind időbeli szempontból, miközben biztosítja a mentorok és kulcsszereplők felügyeletét.

Automatizált emlékeztetőket is küld a közelgő képzési tevékenységekről. A tanúsítás tudásfelméréssel (kérdőív) és gyakorlati vizsgával történik, amelyet a képességek érvényesítése vagy időszakos újratanúsítása követ.

A modul támogatja a jelöltek választási folyamatát az egyetemi és tudományos címek elnyerésére, amelyek a felsőoktatási intézményekben vagy egyetemi karokon való oktatáshoz szükségesek. A folyamat teljes mértékben digitalizált, és a megpályázott cím típusához igazított.

A funkciók közé tartozik az értékelő bizottságok kialakítása, a szükséges dokumentumok és jelöltadatok benyújtása és kezelése, az automatizált e-mail értesítések kiküldése a bizottság tagjainak, valamint külön mezők az értékelő bizottság véleményeinek, jegyzőkönyveinek és végleges döntéseinek rögzítésére.

A jelöltek a személyes portáljukon keresztül nyújtják be jelentkezésüket és a mellékleteket, míg a folyamatot kezelő adminisztrátorok a HR Portálon keresztül is kezelhetik vagy benyújthatják a jelentkezéseket a jelöltek nevében.

A résztvevők közötti kommunikációt automatizált e-mail emlékeztetők segítik elő.

A közszolgálati dolgozók teljesítményének értékelése és az illetménykategóriában való előrelépés jogosultságának ellenőrzése, amely a közszféra jogszabályaival összhangban történik, elősegíti a munka hatékonyságának növelését.

A folyamat digitálisan támogatott és a hatályos előírásoknak megfelelően működik. Lehetővé teszi az értékelők számára a törvényben előírt értékelési kritériumok és minősítések bevitelét, a beadási határidők betartatását, valamint az eredmények munkavállalók részére történő, Személyes Portálon keresztüli közlését.

A rendszer támogatja az értékelőlap nyomtatását, és biztosítja, hogy az értékelések figyelembevételre kerüljenek az előléptetésre jelöltek kiválasztásakor.

A közszférában, a vonatkozó jogszabályok szerint szabályozott teljesítménymérés alapját képezi a jutalmak odaítélésének, és elősegíti a munka hatékonyságának növelését.

A közalkalmazottak digitálisan támogatott értékelési folyamata a Közszolgálati Kollektív Szerződésben meghatározott kritériumokon alapul: tudás és szakértelem, minőség és pontosság, a munka és az eszközök iránti hozzáállás, munkamennyiség és hatékonyság, valamint innováció.

Minden kritérium maximálisan egy pontot kaphat (0 vagy 1), és az összpontszám (0 és 5 között) szolgál a jutalom számításának alapjául.

A rendszer lehetővé teszi az átlag feletti és potenciálisan nem értékelt dolgozók exportját nyilvános közzététel céljából.

A folyamat befejezése után a teljesítményértékelés és a jutalom összege automatikusan megjelenik a munkavállaló Személyes Portálján, és a jutalom a bérszámfejtés során kerül elszámolásra.

A munkáltatók jogszabályi kötelezettsége a munkavállalók egészségének és biztonságának biztosítása a munkahelyen. Ez magában foglalja a kockázatértékelések elvégzését, a biztonsági nyilatkozatok beszerzését, a biztonságos és egészséges munkavégzést támogató képzések biztosítását, valamint a megelőző orvosi vizsgálatok elrendelését.

A szoftveres megoldás támogatja a jogszabályban előírt nyilvántartások kezelését, a dokumentációk és űrlapok (pl. ER-8, DD1, DD1-A) elkészítését, valamint a rendszeres orvosi vizsgálatok időpontjainak ütemezését.

A munkavállalók munkahelyi kockázatoknak való kitettségének felmérése és értékelése minden munkáltató jogszabályi kötelezettsége.

A szoftveres megoldás lehetővé teszi a kockázatértékelést készítő személy alapadatainak rögzítését és kezelését, a technológiai egységek létrehozását leírásokkal, a munkakörelemzés adatinak bevitelét, a munkakörelemzési űrlapok generálását, valamint a teljes kockázatértékelés és a mellékelt biztonsági nyilatkozat kinyomtatását.

A kockázatértékelés alapján a munkáltató írásbeli biztonsági nyilatkozatot bocsát ki, amely tartalmazza a munkahelyi egészség és biztonság biztosításához szükséges valamennyi elemet.

A munkáltatók jogszabályi kötelezettsége, hogy biztosítsák valamennyi munkavállaló számára a kötelező egészségügyi vizsgálatokat, amelyeknek a munkavállalók kötelesek eleget tenniük.

Minden vizsgálat típusa, terjedelme, tartalma és időpontja a kockázatértékelés alapján kerül meghatározásra, amelyet a munkáltató az illetékes orvossal egyeztetve, valamint a munkahelyi veszély- és expozíciómérések eredményei alapján állapít meg.

A szoftveres megoldás beépített értesítési emlékeztetőkkel támogatja az időszakos, munkába állás előtti, utókövetési és egyéb orvosi vizsgálatok tervezését.

Emellett lehetővé teszi az orvosi beutaló űrlapok generálását, valamint az időpontokra vonatkozó meghívók küldését egyértelmű utasításokkal és releváns információkkal.

A szoftveres megoldás lehetővé teszi a járadékszámításhoz szükséges adatok automatikus előkészítését, a kiszámított értékek importálását, valamint a járadékösszegekre vonatkozó főkönyvi tételek generálását az év elején – mindezt a HR és bérszámfejtő rendszerrel történő integrációnak köszönhetően.

A szoftveres megoldás lehetővé teszi a szabadságpótlék kifizetéséhez szükséges források tervezését, a havi időarányos tartalékok könyvelését (12 hónapra arányosítva), a jelöltlisták elkészítését, a könyvelési tételek előkészítését, valamint a szabadságpótlék visszafordítását vagy kifizetését.

A naptári év elején a szoftveres megoldás újraszámításokat végez, és lefoglalja a szükséges tartalékokat a korábbi évben ki nem vett szabadságokra és többletórákra, majd ezeket az adatokat áthozza az aktuális évre.