Registracijski informacijski sistem

V spletni ali mobilni aplikaciji se avtomatsko urejajo vloge za urne odsotnosti, nadure in izredno delo s samodejnim obveščanjem po e-pošti. Zaposleni in vodje spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge ter bilanco ur v realnem času. Sistem samodejno zabeleži vse podatke v urne liste in jih uporabi za obračun plač v KADRIS 4 ali izvozi v druge sisteme.

V spletni ali mobilni aplikaciji se avtomatsko urejajo vloge za celodnevne ali več dnevne odsotnosti s samodejnim obveščanjem po e-pošti. Zaposleni in vodje lahko spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge ter bilanco dopusta v realnem času. Sistem samodejno zabeleži vse podatke v urne liste in jih uporabi za obračun plač v KADRIS 4 ali izvoz v druge sisteme.

Infomat na spletni ali mobilni različici aplikacije omogoča zaposlenim stalen dostop do osebne bilance delovnih ur prisotnosti in odsotnosti ter zgodovino vseh poslanih vlog za najavo odsotnosti. Vodjem omogoča ogled podatkov, povezanih z evidenco delovnega časa, vrsticami dela in stanjem ter razporedi zaposlenih. Obseg vidnih podatkov je odvisen od pravic za dostop, dodeljenih posameznemu uporabniku sistema. Vodjem omogoča prikaz urnih in celodnevnih odsotnosti, stanja delovnih ur ter dopustov na ravni oddelka in za vsakega zaposlenega posebej. Vodje in kadroviki lahko pridobijo pomembne informacije o delovnem času zaposlenih, njihovih odsotnostih in razporedih. 

Integracija z vsemi vmesniki na državnem portalu SPOT omogoča avtomatski prenos elektronskih bolniških listov (eBOL) in potrdil o darovanju krvi (ePODK) ter oddajo zahtevkov (eNDM) za refundacije nadomestil plače za dolgotrajne bolniške odsotnosti in odsotnosti z dela zaradi darovanja krvi. 

Podatki o bolniških odsotnostih in odsotnostih zaradi darovanja krvi (obrazci eBOL in potrdila ePODK) se s portala SPOT avtomatsko prenesejo in zabeležijo v urne liste zaposlenih. Zahtevki za refundacijo nadomestil plače (obrazci eNDM) se prav tako avtomatsko prenesejo na državni portal SPOT. Sistem podatke o zadržanostih z dela in odobrenih refundacijskih zahtevkih preračuna za obračun plač znotraj plačnega sistema KADRIS 4 ali izvozi v katerikoli drug zunanji plačni sistem. Vmesnik eNDM omogoča združevanje in paketno oddajo več zahtevkov hkrati.

Integracija omogoča poenostavitev administrativnih opravil med različnimi državnimi institucijami in poslovnimi subjekti, kar izboljšuje sledljivost dokumentacije ter pospešuje procese obračuna in izplačil plač. 

Avtomatiziran proces pošiljanja, pregledovanja in odobravanja vlog za službene poti ter izplačevanja potnih stroškov. Osnovni modul omogoča več-stopenjski proces, vključno z najavo, pregledom in odobritvijo poti ter izplačilom stroškov. Napredni modul pa omogoča tudi rezervacijo službenih vozil s sistemom kontrole in vodenjem evidenc o relacijah in kilometrini. Sistem omogoča preračun plač znotraj KADRIS 4 ali izvoz podatkov v drug plačni sistem.

[NOVOST] Zakup storitev API KEY Google maps 

Za preverjanje relacij opravljenih poti je v modulu na voljo možnost zakupa storitev API KEY Google maps. Storitev vključuje uporabo funkcij Distance Matrix API, Directions API, Maps JavaScript API in Distance Matrix service.

Program enostavno in učinkovito usklajuje plan dela in odsotnosti zaposlenih, hkrati pa optimizira izplačila za nadurna dela in dodatke za neenakomerno razporejen delovni čas. Primeren je za delovna okolja, kjer delo poteka 24/7 v več izmenah, z nadomeščanji, dežurstvi in nadurami. Sistem samodejno nadzoruje urnike in opozarja na kršitve s pomočjo jasnih vizualnih oznak, kar omogoča hitro odzivanje. Preverja vsako spremembo urnika v skladu z zakonskimi omejitvami, opozorila pa pomagajo pri preprečevanju napak in kršitev. Poleg tega intuitivni namigi, funkcije za hitro razporejanje in kopiranje urnikov ter pregled zasedenosti olajšajo delo ter prihranijo čas pri upravljanju zaposlenih. Zaposleni imajo stalen dostop do razporeda dela kjerkoli in kadarkoli preko spletne ali mobilne aplikacije. Preko telefona lahko pošiljajo vloge za odsotnosti in menjave razporedov dela s sodelavci ter spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge.

11 prednosti prenovljenega modula:

1. Učinkovita izdelava, objava in shranjevanje razporedov dela

Sistem samodejno upošteva razpoložljivost zaposlenih, njihove vnaprej oddane želje, zakonske omejitve, potrebe delovišč ter vrst služb in nalog. Rezultat je uravnotežen in skladen razpored, pripravljen za objavo in shranjevanje. Shranjevanje omogoča primerjavo med različicami razporedov, kar pripomore k boljšim odločitvam in učinkovitejši končni izvedbi razporeda.

2. Dostop do urnikov dela kadarkoli in kjerkoli

Povezava med spletno in mobilno aplikacijo omogoča zaposlenim hiter dostop do razporedov dela, sprotno usklajevanje želja in menjave izmen ter planiranih ali nenapovedanih odsotnosti zaposlenih.

3. Avtomatski nadzor in opozorila

Sistem organizatorje dela sproti opozarja na morebitne kršitve urnikov in drugih pravil. Rdeči in rumeni trikotniki jasno označijo stopnjo resnosti.

4. Intuitivni namigi za lažjo uporabo

Priročni namigi ponujajo uporabne informacije tam, kjer jih planer dela potrebuje.

5. Nadzorna plošča za sproten vpogled v ure, nadure, odsotnosti in želje zaposlenih

Nadzorna plošča vsebuje ažurne podatke o urah, nadurah in dopustih, ki se samodejno primerjajo z vnesenim razporedom dela. Na voljo so tudi sprotni podatki o odsotnostih, vlogah za odsotnosti, izraženih željah in menjavah, kar omogoča hitrejše in bolj usklajeno načrtovanje dela. 

6. Razporejanje v nekaj sekundah

Z uporabo tipk (SHIFT in CTRL) je razporejanje delovnih nalog v urnike dela bolj priročno.

7. Kopiraj in prilepi razporede

Enostavno kopiranje delovnih razporedov s kombinacijo tipk (SHIFT+C/CTRL+C za kopiranje in CTRL+V za lepljenje).

8. Pametno upravljanje skupin zaposlenih

Zaposlene lahko enostavno združujete v skupine glede na delovne urnike in že ob vnosu preverjate njihovo skladnost z razporedom. En zaposleni je lahko hkrati del več skupin, kar poveča fleksibilnost in poenostavi izdelavo razporedov. Idealno za okolja, kjer je dinamika dela raznolika – ambulante, ordinacije, dežurne službe in urgence.

9. Personalizirani komentarji

Različni tipi komentarjev omogočajo, da ima vsak zaposleni dostop samo do tistih informacij, ki so zanj relevantne, medtem ko planerji lahko beležijo zasebne opombe.

10. Vizualna analitika v realnem času

Pametni grafični prikazi omogočajo takojšen vpogled v ključne kazalnike prisotnosti (ure, nadure), odsotnosti (različne kategorije), obremenjenost zaposlenih (po izmenah in skupinah) in razlike med planiranim in realiziranim delom.

11. Pregled zasedenosti in potreb

Barvne oznake ponujajo pregled zasedenosti po deloviščih in izmenah glede na vnaprej definirane potrebe po številu zaposlenih, vrsti službe in nalogah za posamezen urnik. Tako lahko enostavno zaznate primanjkljaje ali presežke in pravočasno ukrepate.

Programski modul omogoča več načinov naročanja malic ali drugih obrokov za poljubno časovno obdobje, kot so trenutni dan, en teden ali cel mesec. Pri prihodu na delo se na registracijskem terminalu izbere ena od malic, ki jih ponudi sistem. Evidenca koriščenja malic z uporabo identifikacijskih medijev (kartica, obesk, pametni telefon) je namenjena lažjemu evidentiranju koriščenja malic in učinkovitejšemu pretoku zaposlenih v menzi. Stanje bonov ali znesek kreditov se glede na porabo samodejno odšteva oz. prenaša v plačni sistem, pri čemer se koriščeni znesek odtrga od plače.

Programski modul samodejno izračuna plače na podlagi vnaprej določenih kriterijev, vključno s podrobnim spremljanjem različnih vrst dela, kot so redno in nadurno delo, nadomeščanja, dopusti in bolniške odsotnosti ter službene poti. Vsi podatki se avtomatsko zabeležijo v urno listo zaposlenega, kar zagotavlja hiter in natančen obračun plač. Sistem lahko podatke izvozi v različne zunanje plačne sisteme ali znotraj platforme KADRIS 4 v plačni informacijski sistem (sklop PIS).