Plače in kadri v okolju Microsoft Dynamics 365 Business Central

Digitalizacija kadrovske evidence omogoča hitro in enostavno dostopanje do informacij o zaposlenih na enem mestu. Vključuje številne funkcionalnosti, kot so pregled razpisov, vpogled v trenutni status zaposlenih, sledljivost razporeditev ter samodejno posodabljanje podatkov. Sistemizacija delovnih mest omogoča učinkovito upravljanje kadrovskih virov, kreiranje novih delovnih mest in prilagajanje organizacijske strukture. Poleg tega se lahko uporabljajo avtomatizirani kriteriji za spremljanje dopusta, evidenca porabe dopusta ter izdelava pravilno oblikovanih odločb. Za varnost in nadzor nad podatki se uporabljajo pravice in zadolžitve v kadrovski evidenci, medtem ko analiza vrzeli delovnih mest in usposobljenosti omogoča izboljšanje organizacije in kadrovske sestave.

Kadrovsko-analitična poročila omogočajo pridobivanje dragocenih informacij iz različnih podatkov, vključno z atributi zaposlenih. Uporabniki lahko vnesejo neomejeno število atributov ter jih analizirajo skupaj z drugimi podatki. Generator poročil, ki je na voljo v vseh aplikacijskih področjih, omogoča pripravo standardnih, zakonsko zahtevanih in prilagojenih poročil ter določanje njihove vsebine, oblike in sloga. Zakonsko opredeljeni podatki, pravila in obrazci so prednastavljeni v malih katalogih.

Povezljivost z Microsoftovimi pisarniškimi programi omogoča pripravo dokumentov in poročil s predlogami ter graditeljem poročil v Wordu in Excelu, preprost uvoz in izvoz podatkov v Excel ter izvoz hierarhične strukture zaposlenih in drugih organizacijskih shem v Visio. Grafični prikaz kazalnikov omogoča hiter pregled poslovanja, poročila pa je mogoče shranjevati, pregledovati in izvažati v različnih formatih za vsa podjetja v sistemu.

Program v celoti avtomatizira mesečne obračune plač, nadomestil in povračil stroškov, obračune avtorskih honorarjev, podjemnih pogodb, sejnin ipd., periodične obračune (regrese, bonuse, nagrade), izplačila plač in drugih osebnih prejemkov, prispevkov in davkov s prilagodljivimi parametri. Omogoča tudi uvoz podatkov iz kadrovske evidence, ki se dopolnjujejo v skladu z zakonskimi spremembami. Sistem zagotavlja logične kontrole podatkov, kalkulacij in simulacije obračunov za testiranje v produkcijskem okolju, ne da bi vplival na realne podatke. Poleg tega omogoča vsebinske kontrole, preverjanje pravilnosti EMŠO in davčnih številk ter lokalizacijske zakonske kontrole. Enostavno izdeluje davčne obračune z nastavljivimi parametri in dnevnimi obračuni. Vključuje vgrajene zakonske kontrole za skladnost z davčnimi pravili, ki se redno posodabljajo zaradi zakonodajnih obveznosti. Logične kontrole podatkov in kalkulacij zagotavljajo natančne obračune dohodkov, hkrati pa sistem omogoča tudi simulacijo obračunov. Samodejno generira poročila in izvozne liste za pregled obračunov ter sledenje davčnim obveznostim.

Rešitev omogoča ročni ali zunanji vnos podatkov o evidenci delovnega časa (odsotnosti in prisotnosti) v tabelo Evidenca dela. Takojšen preračun in izpis se izvedeta za posameznega delavca v celoti. Vsak vnesen podatek je mogoče ročno popraviti, kar omogoča popravke tekočega obračuna. Skupni obračun nato izvede preračun v celoti in pripravi delovne tabele za izpis potrebnih poročil, zakonsko zahtevanih izpisov in obrazcev. Hkrati se na podlagi obračunanega dopusta posodobi tudi stanje dopustov v kadrovski evidenci.

Integracija z vsemi vmesniki na državnem portalu SPOT omogoča avtomatski prenos elektronskih bolniških listov (eBOL) in potrdil o darovanju krvi (ePODK) ter oddajo zahtevkov (eNDM) za refundacije nadomestil plače za dolgotrajne bolniške odsotnosti in odsotnosti z dela zaradi darovanja krvi. 

Podatki o bolniških odsotnostih in odsotnostih zaradi darovanja krvi (obrazci eBOL in potrdila ePODK) se s portala SPOT avtomatsko prenesejo in zabeležijo na ustrezne postavke vrednosti plačil, zahtevki za refundacijo nadomestil plače (obrazci eNDM) pa se avtomatsko prenesejo na državni portal SPOT.

Program nato izračuna in uporabi podatke o bolniških odsotnostih ter odobrenih refundacijskih zahtevkih pri obračunu in izplačilu plač.

Za pripravo plačilnih nalogov in nakazil se uporabljajo XML datoteke. V nastavitvah plač določimo, ali želimo pripraviti običajno datoteko, dve datoteki (množična plačila samo za nakazilo delavcem) ali samo eno datoteko za množična plačila. Nakazilo prostovoljnega dopolnilnega pokojninskega zavarovanja delodajalca se izvede ob izplačilu plače na kasnejši dan v mesecu. Temeljnica za glavno knjigo se pripravi v skladu z nastavitvijo nivoja v breme/dobro konta v kontnem planu. Nastavitve za pripravo temeljnice za knjiženje plač se izvajajo na delovnem razmerju, vrstah plačil, DR-PR matriki, prispevkih, davkih in odhodkih. Hkrati s temeljnico za glavno knjigo se lahko pripravi tudi "zapiralna temeljnica". Plačilne liste se lahko pripravljajo iz obračunskih podatkov (še ne arhiviranih) in tudi iz arhiva, pri čemer je možno pridobiti obračunske liste za več mesecev hkrati (lahko ločeno po mesecih). Plačilne liste, ki so vidne na predogledu, jih lahko natisnemo ali shranimo kot PDF dokumente na ustrezno mesto. Za pošiljanje plačilnih list v obliki PDF po e-pošti se uporablja geslo za zaščito datoteke, v primeru delavcev brez e-naslova pa je omogočen izpis v tiskani obliki in priložitev seznama zaposlenih, ki prejmejo plačilno listo po navadni pošti. Letni dokumenti, kot so dohodnina in letna kuverta, se lahko arhivirajo v digitalni obliki (PDF) v dokumentarnem sistemu.

Sistem omogoča pripravo standardnih in zakonsko zahtevanih poročil za zaposlene in vodstvo podjetja. Za poljubna poročila se uporablja podatkovna OLAP kocka, ki omogoča fleksibilno oblikovanje poročil. Po dogovoru je možno pripraviti poizvedbo SQL za zahtevan nabor podatkov, ki se ga lahko prenese v zunanji sistem. S tem lahko prilagodimo poročila glede na posebne potrebe in zahteve uporabnika.

Program omogoča prilagoditev obračuna drugih prejemkov in skladnost z lokalno zakonodajo. Rešitev tako omogoča izvajanje različnih obračunov, vključno z obračunom regresa, nagrad glede na poslovni rezultat, jubilejnih nagrad, odpravnin ob upokojitvi, solidarnostne pomoči, sejnin in drugih nagrad. Ponuja avtomatsko razdelitev uredbenih zneskov, obračun prejemkov izven delovnega razmerja, obračun obvezne prakse - REK-O ter izvoz poročil (praktikanti) v različnih oblikah za uvoz v razna poročanja, kot je DDPO. Poleg tega omogoča tudi obračun sejnin za nadzorni svet in obračun rente.