Portal podjetja omogoča enostaven pregled prisotnosti in odsotnosti vseh zaposlenih. Zaposlenim omogoča, da hitro preverijo, ali je določen sodelavec prisoten ali odsoten, kar olajša usklajevanje sestankov, komunikacijo in načrtovanje dela. Informacije o prisotnosti se redno posodabljajo v realnem času, kar zagotavlja ažurnost podatkov.

S pomočjo koledarja pa je mogoče videti, kdaj je posamezen zaposleni odsoten. Koledar prikaže podatke na dnevni, tedenski ali mesečni ravni, kar omogoča enostaven pregled in načrtovanje glede na potrebe uporabnika.

Osebni portal je namenjen zaposlenim za hiter dostop do osebnih dokumentov in upravljanje delovnih nalog. Zaposleni lahko:

• pregledujejo osebne dokumente, kot so plačilne liste, urne liste evidence delovnega časa, obvestila o dopustu, pogodbe in aneksi,
• uporabljajo funkcionalnosti, kot so potni nalogi, elektronske dovolilnice za urne odsotnosti, planiranje večdnevnih odsotnosti, spletno evidentiranje dela, vnos manjkajočih dogodkov,
• dostopajo do razporedov dela,
• pregledujejo in se prijavljajo na izobraževanja ter ocenjujejo opravljena izobraževanja,
• izpolnjujejo vprašalnike za redne letne razgovore,
• dostopajo do ocen redne delovne uspešnosti in podatkov o zadolženih sredstvih.

Z uporabo Osebnega portala zaposleni razbremenijo kadrovsko in računovodsko službo, saj ni več potrebe po tiskanju dokumentov in telefonskem obveščanju zaposlenih. Portal pospešuje kadrovske procese, izboljšuje komunikacijo in povečuje zadovoljstvo zaposlenih.

Portal vodij je namenjen vodjem za enostaven dostop in urejanje podatkov o njihovih zaposlenih. Portalu vodij omogoča, da vodja:

• pregleduje podatke o prisotnosti in odsotnosti zaposlenih ter ureja delovni čas,
• potrjuje in ureja odsotnosti, vključno z dopusti,
• potrjuje in ureja potne naloge,
• pregleduje poročila, grafikone in izpise o stroških dela ter drugih podatkih, povezanih z zaposlenimi,
• izvaja letne razgovore in ocenjevanje delovne uspešnosti,
• spremlja izobraževanja zaposlenih in potrjuje njihove udeležbe.

Portal vodij je močno orodje, ki prispeva k večji učinkovitosti in zadovoljstvu tako vodij kot zaposlenih ter izboljšuje uporabniško izkušnjo.

Kadrovski portal združuje različne module in funkcionalnosti kadrovskega informacijskega sistema ter ponuja celovit pregled nad ključnimi podatki o zaposlenih. Njegova glavna naloga je zagotoviti celovit pregled in učinkovito upravljanje ključnih podatkov o zaposlenih v organizaciji. Ta portal je posebej zasnovan za osebe iz kadrovske službe, ki so odgovorne za izvajanje in upravljanje kadrovskih procesov na učinkovit način. Ponuja jim širok nabor možnosti urejanja podatkov o zaposlenih, vključno z delovno dobo, izobrazbo, družinskimi člani, dopusti, zavarovanji, veščinami, dodatki, invalidnostjo ter podatki o odsotnosti in prisotnostih. Prav tako omogoča upravljanje različnih oblik dela, kot so študij, prakse, pogodbena dela in podobno. Kadrovski portal je tako ključno orodje za natančno in učinkovito upravljanje kadrovskih podatkov v organizaciji.

Digitalno podpisovanje in pošiljanje dokumentov poteka na relaciji med ustvarjalcem (kadrovikom), podpisnikom (vodjo) in nosilcem (zaposlenim) dokumenta. Za to je v sistemu KADRIS 4 na voljo poseben uporabniški vmesnik, ki omogoča nalaganje dokumentov, izbiro podpisnikov, podpisovanje, dopolnjevanje in pošiljanje dokumentov podpisnikom. Ta proces vključuje interakcijo med kadrovskim portalom (ustvarjalec dokumenta), portalom vodij (podpisnik dokumenta), osebnim portalom (zaposleni kot nosilec dokumenta) ter ponovno kadrovskim portalom (obveščanje o podpisanem dokumentu).

Za izvedbo tega postopka je nujno potrebna namestitev kvalificiranega digitalnega potrdila, ki ga izda zaupanja vredna certifikatna agencija. Delodajalec mora pridobiti takšno potrdilo za fizične osebe (zaposlene) in pravne osebe (delodajalca). Če delodajalec že uporablja sistem digitalnega podpisovanja ponudnikov, kot so ePERO, Rekono, Konica Minolta itd., se meta podatki in PDF dokumenti iz sistema KADRIS 4 prenašajo v izbrani sistem ponudnika za podpisovanje in nato nazaj v KADRIS 4 oz. osebni portal zaposlenih.

Za arhiviranje dokumentov, ki se generirajo v KADRIS 4, se izvede integracija z zunanjimi ponudniki e-arhiva ali dokumentnega sistema. S pomočjo te integracije se omogoči učinkovito in varno arhiviranje dokumentov, kar prispeva k organiziranemu in trajnostnemu upravljanju dokumentacije.