Registracija in evidenca delovnega časa

Sistem za evidentiranje ali registracijo delovnega časa zagotavlja zakonsko usklajeno evidenco vseh oblik delovnega časa, omogoča dostop zaposlenim do teh podatkov ter pošiljanje urnih listov zaposlenim. Poleg tega ponuja revizijsko sled, samodejne izračune in avtomatski izvoz podatkov za obračun plač ter njihovo arhiviranje. Evidentiranje delovnega časa je mogoče izvesti s klasično uporabo kartice na terminalu, preko spletnega vmesnika ali z uporabo mobilne aplikacije.

Najpogostejši način beleženja prisotnosti in odsotnosti z dela je registracija z identifikacijsko kartico ali obeskom na terminalu. Na terminalu se lahko vnaprej postavijo urniki, kar prihrani čas in zmanjša možnost napak. V primeru morebitnih napak sistem avtomatično obvesti zaposlene preko e-pošte, ki nato lahko sami popravijo svoje podatke ali se za pomoč obrnejo na skrbnika. Skrbnik ima dostop do naprednega urejevalnika z vgrajeno kontrolo, kar izboljšuje učinkovitost vodenja evidenc.

Beleženje delovnega časa prek virtualnega terminala v spletnem brskalniku je enostavno za uporabo in ne zahteva dodatnih stroškov za nakup strojne opreme. Virtualni terminal omogoča pravilno registracijo in samodejne izračune delovnega časa glede na dneve in projekte.

Za evidentiranje dela od doma ali z različnih lokacij je na voljo modul Delo izven delovnega mesta, v katerem zaposleni beležijo začetek, odmor in zaključek dela ter vpišejo kratko poročilo. Nadrejeni nato odobrijo ali zavrnejo dogodek in zapis se samodejno shrani v urno listo.

Namensko razvita mobilna aplikacija KADRIS 4 Mobile omogoča enostavno beleženje delovnega časa prek mobilnega telefona. Uporabniki lahko izberejo ustrezen gumb oz. vrsto dogodka ali prislonijo telefon na registracijski terminal ali NFC nalepko. Podatki se samodejno zabeležijo tudi brez povezave v omrežje in se sinhronizirajo ob ponovni prijavi v aplikacijo.

Več o evidentiranju delovnega časa z mobilno aplikacijo KADRIS 4 Mobile

Obvezna povračila stroškov prevozov zaposlenih se samodejno beležijo na podlagi evidentiranja delovnega časa, vključno z možnostjo upoštevanja sprememb delovnega mesta in lokacij opravljanja dela. Izračun nadomestila za prevoz temelji na registracijah dela na posameznih lokacijah in vključuje vse vrste prevozov, pri čemer sistem upošteva najugodnejšo kombinacijo za delodajalca.

Delovni čas in projektne naloge se samodejno urejajo preko sistema za registracijo delovnega časa, ki povezuje planirane projekte, stroškovna mesta in zaposlene, zadolžene za določene naloge. 

Upravljanje prisotnosti in odsotnosti

Avtomatiziran proces potrjevanja zahtev za različne oblike dela ali odsotnosti, ki zahtevajo odobritev s strani vodje. Sistem zbere ključne podatke o vseh vrstah odsotnosti in prisotnosti, ki jih je mogoče enostavno preračunati in izvoziti v program za obračun plač.

V spletni ali mobilni aplikaciji se avtomatsko urejajo vloge za urne odsotnosti, nadure in izredno delo s samodejnim obveščanjem po e-pošti. Zaposleni in vodje spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge ter bilanco ur v realnem času. Sistem samodejno zabeleži vse podatke v urne liste in jih uporabi za obračun plač v KADRIS 4 ali izvozi v druge sisteme.

Več o urejanju odsotnosti na mobilni aplikaciji KADRIS 4 Mobile

V spletni ali mobilni aplikaciji se avtomatsko urejajo vloge za celodnevne ali več dnevne odsotnosti s samodejnim obveščanjem po e-pošti. Zaposleni in vodje lahko spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge ter bilanco dopusta v realnem času. Sistem samodejno zabeleži vse podatke v urne liste in jih uporabi za obračun plač v KADRIS 4 ali izvoz v druge sisteme.

 

Več o urejanju odsotnosti na mobilni aplikaciji KADRIS 4 Mobile

Infomat na spletni ali mobilni različici aplikacije omogoča zaposlenim stalen dostop do osebne bilance delovnih ur prisotnosti in odsotnosti ter zgodovino vseh poslanih vlog za najavo odsotnosti. Vodjem omogoča ogled podatkov, povezanih z evidenco delovnega časa, vrsticami dela in stanjem ter razporedi zaposlenih. Obseg vidnih podatkov je odvisen od pravic za dostop, dodeljenih posameznemu uporabniku sistema. Vodjem omogoča prikaz urnih in celodnevnih odsotnosti, stanja delovnih ur ter dopustov na ravni oddelka in za vsakega zaposlenega posebej. Vodje in kadroviki lahko pridobijo pomembne informacije o delovnem času zaposlenih, njihovih odsotnostih in razporedih. 

Več o infomatu na mobilni aplikaciji KADRIS 4 Mobile

Integracija z vsemi vmesniki na državnem portalu SPOT omogoča avtomatski prenos elektronskih bolniških listov (eBOL) in potrdil o darovanju krvi (ePODK) ter oddajo zahtevkov (eNDM) za refundacije nadomestil plače za dolgotrajne bolniške odsotnosti in odsotnosti z dela zaradi darovanja krvi. 

 

Podatki o bolniških odsotnostih in odsotnostih zaradi darovanja krvi (obrazci eBOL in potrdila ePODK) se s portala SPOT avtomatsko prenesejo in zabeležijo v urne liste zaposlenih, zahtevki za refundacijo nadomestil plače (obrazci eNDM) pa se avtomatsko prenesejo na državni portal SPOT. Sistem podatke o zadržanostih z dela in odobrenih refundacijskih zahtevkih preračuna za obračun plač znotraj plačnega sistema KADRIS 4 ali izvozi v katerikoli drug zunanji plačni sistem.

 

Integracija omogoča poenostavitev administrativnih opravil med različnimi državnimi institucijami in poslovnimi subjekti, kar izboljšuje sledljivost dokumentacije ter pospešuje procese obračuna in izplačil plač. 

Odpri letak za več informacij

Avtomatiziran proces pošiljanja, pregledovanja in odobravanja vlog za službene poti ter izplačevanja potnih stroškov. *Osnovni modul omogoča več-stopenjski proces, vključno z najavo, pregledom in odobritvijo poti ter izplačilom stroškov. Napredni modul pa omogoča tudi rezervacijo službenih vozil s sistemom kontrole in vodenjem evidenc o relacijah in kilometrini. Sistem omogoča preračun plač znotraj KADRIS 4 ali izvoz podatkov v drug plačni sistem.

Planiranje in razporejanje zaposlenih

Sistem avtomatizira celoten postopek planiranja in razporejanja dela zaposlenih s prilagajanjem zahtevam delovnega procesa, zakonodajnih omejitev in željam zaposlenih. Sistem nudi stalen dostop do ažurnih podatkov in avtomatske izračune izrabe delovnega časa za prenos v plačni sistem.

Program enostavno in učinkovito vnaša delovni plan v urnike dela, ki se samodejno prilagajajo glede na matriko usposobljenosti zaposlenih. Zaposleni imajo stalen dostop do razporeda dela in prisotnosti / odsotnosti sodelavcev preko spletne ali mobilne aplikacije. Zaposleni lahko tudi kar preko mobilne aplikacije pošiljajo vloge za menjave in potrditve razporeda dela s sodelavci ter spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge. Sistem preverja vsako spremembo v urniku v skladu z zakonskimi omejitvami, opozorila pa pomagajo pri preprečevanju napak in kršitev. S tem se zagotavlja natančnost in skladnost s predpisi.

Odpri letak za več informacij

Evidenca porabe malic

Digitalizacija evidence porabe malic omogoča natančno beleženje, enostavno sledenje in analizo porabe, ter olajšuje upravljanje bonov in kreditov. Dodatno omogoča avtomatsko povezavo s plačnim sistemom ter olajšuje pretok zaposlenih v menzi.

Programski modul omogoča več načinov naročanja malic ali drugih obrokov za poljubno časovno obdobje, kot so trenutni dan, en teden ali cel mesec. Pri prihodu na delo se na registracijskem terminalu izbere ena od malic, ki jih ponudi sistem. Evidenca koriščenja malic z uporabo identifikacijskih medijev (kartica, obesk, pametni telefon) je namenjena lažjemu evidentiranju koriščenja malic in učinkovitejšemu pretoku zaposlenih v menzi. Stanje bonov ali znesek kreditov se glede na porabo samodejno odšteva oz. prenaša v plačni sistem, pri čemer se koriščeni znesek odtrga od plače.

Priprava podatkov za obračun plač

Sistem zagotavlja preračune in avtomatski izvoz podatkov o izrabi delovnega časa v vse programe za obračun plač (KADRIS 4: PIS, SPIN D365: PIS, SAP, Vasco, Pantheon, Mferac, Cadis, Opal, Birokrat ipd.)

Programski modul samodejno izračuna plače na podlagi vnaprej določenih kriterijev, vključno s podrobnim spremljanjem različnih vrst dela, kot so redno in nadurno delo, nadomeščanja, dopusti in bolniške odsotnosti ter službene poti. Vsi podatki se avtomatsko zabeležijo v urno listo zaposlenega, kar zagotavlja hiter in natančen obračun plač. Sistem lahko podatke izvozi v različne zunanje plačne sisteme ali znotraj platforme KADRIS 4 v plačni informacijski sistem (sklop PIS).

Strojna oprema in ID mediji za registracijo delovnega časa

Strojna oprema za beleženje delovnega časa omogoča preprosto registracijo prisotnosti zaposlenih s kartico na registracijskem terminalu ali registrirni uri. Ta oprema se najpogosteje uporablja v pisarniških in proizvodnih okoljih, kjer je prisotnost zaposlenih na lokaciji dela nujno potrebna.

[ PRINCIP DELOVANJA S KARTICO ]

Evidentiranje delovnega časa s kartico ali obeskom na registracijskem terminalu.

[ PRINCIP DELOVANJA S TELEFONOM ]

Evidentiranje delovnega časa s telefonom in mobilno aplikacijo na registracijskem terminalu, NFC nalepkah ali z izbiro tipke na telefonu.

Registracijski terminal za beleženje delovnega časa

Natančno in enostavno beleži prihode, odhode in druge dogodke ter preprečuje napake in zagotavlja kontrolo dostopov. Omogoča prilagoditev tipk za različne dogodke in podpira branje večine kartičnih tehnologije ter NFC in BLE tehnologij, kar omogoča identifikacijo s pametnimi telefoni.

[ V PRIPRAVI ] Registracijski terminal TX-600

V fazi razvoja je napreden in eleganten registracijski terminal TX-600, ki sledi oblikovalskim načelom sodobnih tehnoloških pripomočkov. Zasnovan je z namenom prilagajanja ambientalnim trendom poslovnih prostorov.

Prenesi PDF datoteko

Registracijski terminal TA-500

Registracijski terminal TA-500 z Linux OS, barvnim LCD zaslonom na dotik omogoča nastavitev in beleženje registrirnih dogodkov glede na potrebe poslovnega subjekta. Podpira večino kartičnih tehnologi ter NFC in BLE tehnologijo, kar omogoča uporabo pametnega telefona namesto kartic.  

Prenesi PDF datoteko

Identifikacijski mediji

ID mediji brezkontaktno beležijo dogodke na registracijskem terminalu in hkrati omogočajo vstope v prostore. Za kartice in obeske se uporablja tehnologija ČETRTA POT DESFire EV3 (Mifare NXP) in ISO standarda 14443 in 7816. Za identifikacijo s pametnimi telefoni Android 5.1+ se uporablja NFC tehnologija, za identifikacijo s pametnimi telefoni iPhone 7+ in iOS 11+ pa se uporablja Bluetooth BLE tehnologija.

ID kartica ČETRTA POT DESFire EV3

Kartica DESFire EV3 je del družine MIFARE DESFire pametnih kartic podjetja NXP. Gre za vrhunsko tehnološko dovršeno in varno brezkontaktno kartico. Odlikuje jo večja operativna razdalja in izboljšana hitrost transakcij. Zato je idealna za uporabo v naprednih registracijskih sistemih in kontroli dostopa.

Prenesi PDF datoteko

Mobilna aplikacija KADRIS 4 Mobile

Mobilna registracija prihodov in odhodov na registracijskih terminalih, kontrolnih točkah ali NFC nalepkah ali z izbiro vrste dogodka.

Izvedi več na podstrani KADRIS 4 Mobile

Prednosti registracijskega informacijskega sistema platforme KADRIS 4

Vsi podatki o delovnem času za vse oblike zaposlitev, vrste dela znotraj ene in / ali povezanih družb se centralno zbirajo na enem mestu.

Nastavitve sistema so skladne z novim zakonom ZEPDSV in predpisi varovanja osebnih podatkov.

Zaposleni imajo prek infomata ali osebnega portala enostaven dostop do svojih osebnih podatkov in informacij o opravljenem delu. Lahko spremljajo izrabo delovnega časa in odmorov, pregledujejo zgodovino registracij, planirajo odsotnosti, preverjajo status vlog za odsotnosti ali menjave dela ipd.

Vodje prek portala vodij pregledujejo vloge za odsotnosti ali menjave dela, spremljajo prisotnosti in odsotnosti ter vodijo analitiko opravljenih ur za odpravljanje vrzeli med planom in realizacijo.

Obveščanje o menjavah in spremembah plana dela, novih vlogah za odsotnosti ipd. med zaposlenimi in vodji poteka po e-pošti.

Mesečni izpisi, arhiv in revizijska sled evidence dostopov do podatkov s strani uporabnikov aplikacije zagotavljajo transparentnost in sledljivost pri upravljanju evidenc.

Integralni del skupne platforme KADRIS 4 za obračun plač, upravljanje pravic zaposlenih za vstope v poslovne prostore in kadrovski management.  

Želiš izvedeti več?
Prenesi brošuro ali si oglej video.

Želim ponudbo ali predstavitev

Stopite v stik z nami in odkrijte, kako naše rešitve lahko učinkovito digitalizirajo poslovne procese, povezane z zaposlenimi in delovnimi mesti. 

Dodatne informacije

Prodajni svetovalci smo vam na voljo vsak delovni dan na: