Novosti evidentiranja delovnega časa in skladnost KADRIS 4 z novim zakonom

Beleženje delovnega časa po novem zahteva beleženje večjega števila podatkov 

Nov Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) prinaša spremembe v vodenju evidenc delovnega časa. Delodajalci boste morali beležiti več podatkov, kot so prihod in odhod z dela, izraba odmora za malico ter tedenski seštevki ur. Poleg tega bo potrebno omogočiti zaposlenim vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa. Podatki se morajo hraniti trajno, beleženje pa je lahko v pisni ali elektronski obliki.

Kaj prinaša nov zakon na področju vodenja evidenc delovnega časa? 

Zakon se bo uporabljal ne zgolj za zaposlene na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ampak tudi za osebe, ki so vključeni v delovni proces delodajalca (študentje, osebe na praksi, s.p., itd.) - sprememba v 2. členu. 

Delodajalec bo dolžan posredovati podatke iz evidence o zaposlenih delavcih na Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najkasneje do pričetka opravljanja dela, podatke se sporoča na predpisanih obrazcih - 15. člen (posredovanje podatkov).

Celoten 18. člen (evidenca o izrabi delovnega časa) se prilagodi na naslednji način:

(1) Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
• čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

(2) Ne glede na prejšnji odstavek lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, podatek iz zadnje točke prejšnjega odstavka vpisuje tedensko.«

Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani trajno!

V 19. členu (vodenje evidence o izrabi delovnega časa) se doda četrti in peti odstavek. Četrti odstavek se opredeljuje do tega, da je delodajalec dolžan zagotavljati delavcu vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec in sicer do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo je tudi možno po elektronski poti na elektronski naslov, ki ga zagotavlja delodajalec. Delavec pa ima možnost enkrat tedensko zahtevati seznanitev s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. 

Kaj novosti pomenijo za organizacije, ki imajo že uveden sistem za beleženje delovnega časa KADRIS 4?

Namizna in mobilna aplikacija sistema KADRIS 4 v celoti pokriva vse zakonske zahteve novega zakona. Uporabnikom priporočamo, da stopijo v stik z internim skrbnikom aplikacije KADRIS 4 znotraj organizacije in preverite, ali imate implementirane vse zakonske zahteve oz. so sestavni del vzdrževalne pogodbe s podjetjem ČETRTA POT. V kolikor boste zaznali, da zakonskih zahtev nimate, stopite v stik z našo podporno ali prodajno službo.

Zakaj je v tej točki smiselno razmisliti o uvedbi elektronske evidence delovnega časa?

Sodobni tehnološki trendi omogočajo tudi enostavne načine beleženja delovnega časa prek namensko razvitih spletnih in mobilnih aplikacij. Zaradi možnosti najema programske opreme v oblaku v obliki naročniškega razmerja se lahko izognete stroškom nakupa programske in / ali strojne opreme (npr. terminali za registracijo delovnega časa). Te aplikacije so primerne za vse vrste dela - v pisarnah, pri delu od doma oz. oddaljenih lokacijah, za terenska opravila, in so priročna za vse delovne funkcije, tudi direktorje in lastnike podjetij.

Digitalizacija upravljanja delovnega časa prinaša številne druge prednosti, kot so natančni podatki, transparentno upravljanje odsotnosti (odmori, službene poti ipd.) in prisotnosti, mobilno in spletno beleženje prihodov / odhodov ter malic, revizijske sledi, skladnost z GDPR in ZVOP-2, varna hramba podatkov, elektronski dostopi do podatkov o izrabi delovnega časa ali kreiranje dokumentov s podatki o izrabi delovnega časa za pošiljanje po e-pošti.

Če še niste vpeljali procesa evidentiranja delovnega časa ali želite preiti na digitalno rešitev, se obrnite na nas že danes!

Preverite možnosti, ki vam jih ponujajo KADRIS 4 Cloud paketi. Naša ekipa vam bo z veseljem svetovala in ponudila prilagojeno rešitev, ki bo izpolnila vse vaše potrebe. Zagotovili vam bomo skladnost z zakonodajo ter olajšali upravljanje delovnega časa in administrativne postopke.