Vsebina XS, S, M in L paketov

Osnovna kadrovska evidenca omogoča vnos podatkov podjetja in vodenje obveznih podatkov oseb, ki so potrebni za kadrovsko administrativne procese in evidence delovnega časa.

Vključujejo paketi:

Kadrovska evidenca je ključen del organizacijskega sistema, ki omogoča celovit pregled in upravljanje podatkov o zaposlenih ter različnih oblikah delovnih razmerij znotraj organizacije. Omogoča podrobno spremljanje delovnih mest, zaposlenih (vse oblike delovnih razmerij, kot so redno delo, študentsko delo, pogodbene zaposlitve, samostojni podjetniki itd.) ter njihovimi razporeditvami, pogodbami in drugimi relevantnimi dokumenti, kot so potrdila o delovni uspešnosti, usposobljenosti, izobraževanjih ipd.

Napredna kadrovska evidenca za gospodarski sektor 

Napredna kadrovska evidenca omogoča poleg vzdrževanja osnovnih podatkov o zaposlenemu tudi:

• vnos skeniranih dokumentov med dokumente osebe,
• podatke o plači delavca,
• možnost vnosa raznih dodatkov vezanega na zaposlenega,
• avtomatske izračune pripadajočega števila dni letnega dopusta,
• podatke o delovni in zavarovalni dobi,
• dinamičen koledar opravil z e-poštnimi opomniki,
• generiranje dokumentov (npr. odločb za letni dopust, pogodb o zaposlitvi),
• masovno izvedbo izbranih akcij za več oseb hkrati,
• vodenje podatkov o veščinah osebe (npr. evidenca tečajev, pridobljenih kompetenc, izpitov, certifikatov ipd.)
• zdravstvene preglede (predhodne, obdobne, kontrolne ipd.) z možnostjo:
  • izpisa napotnice za zdravstveni pregled,
  • izračuna predlaganega datuma naslednjega zdravstvenega pregleda,
  • vnosa zdravniškega spričevala in morebitnih omejitev,
• razširjen nabor interaktivnih poročil.

Napredna kadrovska evidenca za javni sektor

Poleg osnovnih in naprednih podatkov o zaposlenem je za uporabnike iz javnega sektorja omogočeno:

• preverjanje izpolnjevanja pogojev za napredovanje v višji plačni razred ZSTSPJS,
• vzdrževanje podatkov o virih financiranja,
• preračun obrokov / uskladitev vezanih na novo plačno reformo,
• dodatni interaktivni izpisi za izpis podatkov vezanih na javni sektor,
• masovno izvedbo kreiranja novih razporeditev, napredovalnih obdobji za več oseb hkrati.

Podatki za javni sektor se redno posodabljajo skladno z veljavno zakonodajo.

Zakonsko obvezna socialna in zdravstvena zavarovanja lahko uredite na avtomatiziran način, saj je aplikacija integrirana z vmesnikom eHRS portala SPOT. Vmesnik vam omogoča masovno prijavo in odjavo zavarovanj, kar je še posebej pomembno v primerih, ko spremenite pravnoorganizacijski status, preidete na krajši delovni čas, morate urediti čakanje na delo ali izvesti množična odpuščanja oziroma zaposlovanja novih kadrov.

Ključne funkcionalnosti

Prek vmesnika lahko posredujete naslednje obrazce:

• M-1: prijava zaposlenih,
• M-2: odjava zaposlenih,
• M-3: posredovanje sprememb podatkov o zavarovancih,
• M-12: prijava v zavarovanje za primer poškodb pri delu in poklicnih bolezni.

Vključujejo paketi:
	*Obseg funkcionalnosti je odvisen od izbranega paketa.

Mobilna registracija in evidenca delovnega časa omogoča zaposlenim registracijo in spremljanje delovnega časa prek mobilne aplikacije KADRIS 4 Mobile – kjerkoli in kadarkoli.

Funkcionalnosti:

Urna lista

• Pregled vseh registriranih dogodkov

• Pregled stanja ur

Registracija dogodkov

Zaposleni lahko registrirajo:

• prihod in odhod

• malico (z zaznavo zamude)

• delo od doma ali terensko delo

• delo na lokaciji 

Registracija poteka:

• neposredno v mobilni aplikaciji

• prek NFC nalepk za delo na lokaciji

• prek registracijskega terminala (možen najem)

Ikone za registracijo
Vključene so prednastavljene in nespremenljive ikone za registracijo vrste dela:

• RED – redno delo

• MAL – malica (zaznava tudi zamudo z malice)

Kontrola dostopa

• Mobilna identifikacija za dostop do objektov

• Odpiranje vrat z mobilno napravo

• Enotna digitalna identiteta za prisotnost in dostop

Prednosti:

• Evidentiranje delovnega časa kjerkoli in kadarkoli

• Delovanje tudi brez internetne povezave (samodejna sinhronizacija)

• Ažurne in pregledne evidence

• NFC registracija brez dodatnih terminalov

• Manj administracije in ročnih popravkov

• Točni podatki za obračun plač

Vključujejo paketi:

Elektronske dovolilnice (urne odsotnosti)

Ikone SLU (službeno), PRI (privatno) in IZR (izredno) omogočajo elektronsko kreiranje dovolilnic za urne odsotnosti.
Zaposleni lahko spremljajo tudi status svojih dovolilnic.

Planiranje odsotnosti (dnevne odsotnosti)

Zaposleni lahko najavijo tudi celodnevne odsotnosti, kot so dopust in bolniška, ter druge zakonsko določene odsotnosti (krvodajalska akcija, izredni, očetovski, študijski dopust ipd.).

Vključujejo paketi:

Elektronska dovolilnica zaposlenim in vodjem omogoča enostavno upravljanje z urnimi odsotnostmi – od vnosa zahtevka do pregleda in končne odobritve oziroma zavrnitve. Namesto nepreglednih evidenc v papirni obliki in množici datotek Excel pridobite popolnoma digitaliziran proces, ki je pregleden in skladen z vašimi internimi pravili. Elektronska dovolilnica je zaposlenim na voljo v Osebnem portalu, vodjem pa v Portalu vodij. Zaposleni vnesejo zahtevek za izredno, privatno ali službeno odsotnost oziroma obisk zdravnika. Vodje lahko vnašajo dovolilnice zase ali za podrejene (lahko za posamezika ali skupino zaposlenih). Vnašajo lahko tudi dovolilnice za nadurno delo*.

Ključne funkcionalnosti

• hitra oddaja zahtevka za odsotnost ali izredno delo z možnostjo vnosa opombe,
• samodejno obveščanje nadrejenih in zaposlenih po e-pošti,
• enoten pregled nad vsemi dovolilnicami,
• enostavno odobravanje ali zavračanje zahtevkov,
• upoštevanje odobrenih dovolilnic za obračun ur, prevozov in malice.

 

Vrste in statusi dovolilnic 

• IZR – izredno delo

• PRI – privatno

• SLU – službeno

• NAD – nadurno delo

• Zdravnik

Dovolilnice imajo lahko status vneseno, odobreno ali zavrnjeno, pri čemer je status razviden iz končnice v kratici (O – odobreno, Z – zavrnjeno). Prav tako je iz kratice razvidno, ali gre za delo na lokaciji ali na domu (končnica D). Primer kratice za izredno delo doma, ki je odobrena: IZROD. S tem urna lista ponuja strnjen in enostaven pregled.

Pomembne nastavitve

Vsak oddelek mora imeti določeno odgovorno osebo oziroma mora imeti zaposleni določeno nadrejeno osebo. Poskrbeti je treba, da ima vsak zaposleni v sistemu pravilno vnesen e-poštni naslov.

 

*Vnos nadurnega dela je možen samo v Portalu vodij. V paketih XS in S se dokument o odredbi za nadurno delo ne kreira; možnost je na voljo ob doplačilu v paketih M in L.

 

Vključujejo paketi:
	*Obseg funkcionalnosti je odvisen od izbranega paketa.

 

Vnos manjkajočega dogodka zaposlenim omogoča, da sami naknadno vnesejo pozabljeno registracijo prihoda, odhoda, malice ali drugega delovnega dogodka. Vrste dogodkov, ki jih je mogoče vnesti, so enake naboru dogodkov, ki jih je mogoče evidentirati na registracijskem terminalu (npr. prihod, odhod, malica, službena pot ipd.). S tem se izboljša popolnost in točnost evidence delovnega časa ter zmanjša količina administrativnega dela za vodje oziroma evidentičarje.

Pogoji za delovanje

Za pravilno delovanje mora biti v sistemu aktiviran modul Elektronska dovolilnica, saj je nujen za povezavo med evidenco delovnih ur in potrjevanjem manjkajočih dogodkov.

Nastavitve in omejitve

Zaradi pravilnosti evidenc in sledljivosti vnosa velja nekaj omejitev:

• manjkajoči dogodek je mogoče vnesti le za tekoči dan oziroma za največ 7 dni nazaj,
• vnos za prihodnje dni ni dovoljen,
• obnovitev vrstic dela je mogoča največ za 1 dan nazaj.

Vključujejo paketi:
	*Obseg funkcionalnosti je odvisen od izbranega paketa.

Planiranje odsotnosti za celodnevne ali večdnevne odsotnosti omogoča zaposlenim napovedovanje takšnih odsotnosti, medtem ko vodjem ali nadrejenim omogoča potrjevanje ali zavračanje teh napovedi. Nekatere ključne funkcionalnosti vključujejo:

• napoved odsotnosti - zaposleni lahko preko registracijskega terminala oz. registrirne naprave, spletne ali mobilne aplikacije napovejo celodnevno ali večdnevno odsotnost, na primer dopust ali izobraževanje,
• potrjevanje / zavračanje odsotnosti – vodje ali nadrejeni ali vodje prejmejo obvestilo po e-pošti o napovedani odsotnosti, sledi postopek odobravanja, pri čemer se uporablja e-poštni opomnik za obveščanje in spremljanje postopkov odobritve ali zavrnitve,
• samodejno beleženje v urno listo - podatki o celodnevnih odsotnostih se samodejno zabeležijo v urno listo zaposlenih, kar olajša proces obračuna plač in vodenje evidenc delovnega časa,
• uporabo preko različnih platform - registracijskega terminala oz. registrirne naprave, spletne ali mobilne aplikacije, kar omogoča večjo dostopnost in uporabnost funkcionalnosti.

Ta sistem planiranja odsotnosti za celodnevne ali večdnevne odsotnosti omogoča učinkovito upravljanje napovedanih odsotnosti, kar olajša proces potrjevanja in beleženja teh odsotnosti za nadaljnji obračun plač.

Vmesnik omogoča integracijo našega sistema z istoimenskim vmesnikom eBOL na državnem portalu SPOT in pokriva naslednje funkcionalnosti in koristi za uporabnike:

• avtomatski prenos elektronskih bolniških listov (eBOL) in potrdil o darovanju krvi (ePODK) med našim sistemom ter državnimi institucijami, kar zmanjšuje potrebo po ročnem prenašanju in vnosu podatkov,
• olajša administrativne postopke, ki se izvajajo med našim sistemom ter različnimi državnimi institucijami, izboljšuje sledljivost dokumentacije in omogoča bolj učinkovito izvajanje postopkov,
• pospešuje procese obračuna in izplačila plač, zagotavlja pravočasna in natančna izplačila,
• sledljivost in lažje upravljanje dokumentacije, saj avtomatizira prenos in beleženje dokumentov med različnimi sistemi.

S to integracijo se olajša sodelovanje med našim sistemom in državnimi institucijami, kar prinaša večjo učinkovitost, manj administrativnih napak ter boljše sledenje in upravljanje dokumentacije.

Rešitev za evidenco prevozov na delo in z dela vključuje izračun nadomestila za prevoz z upoštevanjem različnih vrst prevoza in možnosti sprememb delovnega mesta. Ključne značilnosti:

• Izračun nadomestila za prevoz - sistem omogoča izračun nadomestila za prevoz na delo in z dela ob upoštevanju različnih poti in načinov prevoza, ki jih zaposleni za prihod na delo in odhod z dela.
• Vnos izjav in relacij poti - za vsakega zaposlenega se v sistem vnašajo izjave in ustrezne poti, po katerih zaposleni prihaja na delo in domov. Če zaposleni opravlja delo na več lokacijah, se v sistem vnese toliko izjav, kolikor lokacij dela zaposleni ima.
• Izračun nadomestila ob upoštevanju najugodnejše kombinacije prevozov - sistem na podlagi vnesenih izjav izračuna nadomestilo za prevoz z upoštevanjem kombinacije prevozov, ki najbolj zmanjšuje stroške za delodajalca. Sistem izbere najugodnejšo kombinacijo prevozov, ki upošteva stroške in učinkovitost prevoza.
• Obračun in izplačilo stroškov zaposlenim.

Ta rešitev omogoča podjetjem natančno spremljanje prevozov zaposlenih, upošteva različne vrste prevozov in lokacij dela ter izračuna nadomestila za prevoz na način, ki je najbolj ekonomičen za delodajalca.

Rešitev za evidenco in obračun potnih stroškov službenih poti vključuje šest korakov: 

1. Napoved službene poti - zaposleni v sistemu napove svojo službeno pot, ki lahko zajema enodnevne ali ponavljajoče se poti, bodisi v Sloveniji ali v tujini. To vključuje načrtovanje potovanja, navedbo cilja, trajanja, namena in morebitnih podrobnosti potovanja.
2. Odobritev ali zavrnitev s strani vodje - vodja preko sistema potrdi ali zavrne napovedano pot, kar omogoča hitro komunikacijo med zaposlenim in vodjo poti.
3. Vnos dodatnih stroškov na poti - po končani poti zaposleni vnese morebitne dodatne stroške, ki so nastali med potovanjem, kot so parkirnine, cestnine, prenočišča itd. Poleg tega lahko vpiše tudi možnosti, ki vplivajo na znižanje dnevnice, kot so stroški zajtrka, kosila, večerje.
4. Potrditev obračuna stroškov poti - vodja potrdi ali zavrne obračun stroškov poti, ki jih je zaposleni vnesel. To omogoča pregled nad nastalimi stroški in njihovo pravilnost.
5. Priprava podatkov za izplačilo - po potrditvi stroškov sledi priprava podatkov za izplačilo zaposlenemu. Te informacije so pripravljene tako, da so primerne za vnos v katerikoli plačni sistem.
6. Likvidacija stroškov - končni korak je izvedba izplačila stroškov zaposlenemu na podlagi pripravljenih podatkov za izplačilo.

Ta šeststopenjski proces omogoča digitalizacijo celotnega postopka potnih nalogov od napovedi poti do izplačila stroškov, pri čemer vsak korak omogoča komunikacijo po e-pošti ter prilagodljivost za obdelavo v različnih plačnih sistemih.