Kako digitalizacija kadrovske funkcije tlakuje pot do agilnega podjetja?

»Razvoj spletnih tehnologij omogoča, da lahko v letu 2019 že malčki naročajo mleko prek spleta. Generacije Z si ne predstavljamo brez sodobnih elektronskih naprav, medtem pa na drugi strani pripadniki generacije X še vedno ročno pripravljajo podatke za izplačilo plač,« je svoj del predavanja izzivalno začela Nataša Centa. Spomnimo, da so pripadniki generacije X stari od približno 40 do blizu 60 let, generacije Z pa od 25 do 35 let.

Zgodba o izračunu na klik

»Ker je generacija Z ves čas na spletu, se zgodi, da otrok naleti na članek z naslovom Kaj prinaša digitalizacija HR-funkcije ter ga posreduje mami s spremnim besedilom: 'Preberi si tole, imajo program, ki ti vse izračuna sam na klik'«, je nadaljevala svojo zgodbo Nataša Centa. Mama seveda nima časa za branje, saj mora pripraviti podatke za plačo. Si pa naslednji delovni dan vzame čas in prebere članek, ki se izkaže za tako zanimivega, da jo pritegne in tudi sama pobrska za informacijami na spletni strani,« je svoje uvodne besede sklenila Nataša Centa.

Pomembne postranske stvari

Zakaj sodobna IT-rešitev z digitalizacijo kadrovske funkcije pomaga pri preobrazbi v učinkovito organizacijo, je v nadaljevanju razložila Mojca Hafner Jereb. Pojasnila je, da sodobna IT-rešitev z digitalizacijo procesov v življenjski cikel kadrovskih procesov vključuje večje število uporabnikov ter s tem prestavi administrativno delo z vodje na uporabnike/zaposlene.

Dodala je, da je stanje ur in dopusta najbolj pomembna postranska stvar za zaposlenega. »Z organiziranim izobraževanjem o vnosu najav in pregledovanju osebnih podatkov v proces vključimo zaposlene in vodje,« je povedala. »Predaja odgovornosti in zadolžitve pomembno pripomore k digitalizaciji procesov od vnosa podatkov v personalno mapo do zapisa plačilne liste na osebni portal zaposlenega.«

Podatki za konkurenčne prednosti

Nataša Centa je povedala, da v kadrovskem oddelku v prvo stopnjo digitalizacije sodi digitalizacija osebne mape zaposlenega, ki na klik omogoča prenos podatkov, nujnih za izračun plače. Mednje sodijo osnovni matični podatki zaposlenih, delovna doba, osebni računi, dodatki na pogoje dela, razporeditve in zavarovanja.

»Kadrovski oddelek ima tako te podatke na voljo za izdelavo statistik in analiz, ki so nujne za samo vodenje sodobnih kompleksnih organizacij,« je povedala Nataša Centa. »Veljavni podatki, ki jih je možno pregledovati s pomočjo časovne premice, pomenijo ogromno konkurenčno prednost pri strateškem načrtovanju v organizaciji.«

Več časa za vodenje zaposlenih

Mojca Hafner Jereb je pojasnila, da prestavitev osnovnih procesov na izvor – z vključitvijo zaposlenega, ki sam najavi odsotnosti, vnese potni nalog ter po potovanju še doda stroške in vse s klikom na gumb prek e-pošte pošlje vodji v odobritev – poenostavi in rešuje težave s fizičnimi in časovnimi ovirami. Zaposleni so sami odgovorni za ustreznost podatkov, ki so jim vedno na vpogled, digitalizacija pa vodji omogoča odobritve na klik in tako stalen ažurni pregled.

Mojca Hafner Jereb je še dodala, da se odobritev potnega naloga in vnesenih dnevnic ter drugih stroškov potovanja s klikom na gumb pošlje v pregled kadrovskemu oddelku, ki te podatke obdela v fazi priprave podatkov za plačo. Naloga vodje pa je na koncu meseca tudi urediti vse prisotnosti in odsotnosti, ki jih bo v naslednjem koraku preveril še kadrovski oddelek.

S klikom do obračuna plače

Nataša Centa je razložila, da kadrovski oddelek na podlagi prejetih bolniških listov preveri vnose v sistemu, ustreznost izračunanih prevozov na delo in z dela ter število pripadajočih malic in dodatkov. »Vse te podatke pošlje v oddelek plač, kjer mlinček zmelje podatke in obračuna plačo,« je dodala Nataša Centa. Mojca Hafner Jereb pa je pojasnila, da plačni oddelek prevzame kadrovske podatke, podatke o stroških s potnih nalogov ter evidence dela.

Na podlagi prevzetih podatkov se obračuna plača, ki jo sodobna IT-rešitev zapiše na osebni portal, kar je dodatna razbremenitev, saj ni več potrebno kuvertiranje plačilnih list. »Hvala, polepšali ste mi večer, ker mi ni treba kuvertirati plačilnih list,« so bile besede zadovoljne plačnice po prvem zapisu plačilne liste na osebni portal in bodo Mojci Hafner Jereb za vedno ostale v spominu.

Kompetence za razvoj kadrov

»V drugem delu pa digitalizacija poenostavi birokratske postopke, saj se prek izdelav poročil na klik izvedejo vsa poročanja, ki jih država zahteva od organizacij,« je razložila Nataša Centa.

Glede na povedano digitalizacija procesov s prestavitvijo odgovornosti in vlog na raven zaposlenega in vodje pripomore k temu, da zaposleni pravočasno pripravijo podatke, saj se zavedajo, da so sami odgovorni za zneske, ki jih želijo imeti povrnjene pri plači. Kadrovski oddelek se tako lahko posveti zahtevnejšim vlogam, ki pomembno pripomorejo k učinkoviti organizaciji. Organizira na primer izobraževanja, na podlagi katerih zaposleni pridobijo nove veščine in kompetence, kar je odločilnega pomena za razvoj kadrov.

Skozi sodelovanje do agilnosti

Mojca Hafner Jereb je na koncu predstavitve povedala, da se skozi digitalizacijo kadrovske funkcije organizacija pripravi na preobrazbo v agilno organizacijo in tako optimizira delovne procese, ki organizacijo privedejo do sodobnega in učinkovitega poslovanja.

Pot do agilnega poslovanja se začne z vitkim poslovanjem, to pa se začne z vključevanjem zaposlenih v kadrovske procese. »Zaposleni so motivirani, ker jim je omogočeno sodelovanje v procesih. Sodelovanje tako gradi temelje učinkovite organizacije, ki je okretna in hitro prilagodljiva, torej agilna.«

Članek je bil objavljen 5. aprila 2019 na spletnem portalu Finance IKT oz. TUKAJ.