Vsebina XS, S, M in L paketov

Osnovna kadrovska evidenca služi vnosu podatkov o podjetju ter obveznih podatkov zaposlenih za registracijo in evidenco delovnega časa. Obvezni podatki vključujejo:

• matično številko,
• ime,
• priimek,
• vrsto delovnega razmerja,
• datum sklenitve delovnega razmerja,
• razporeditev osebe na delovišče.

Nekateri obvezni podatki imajo privzeto vrednost, ki jo lahko po potrebi spremenite. Primer: Status osebe je obvezen podatek, ki je privzeto nastavljen, vendar ga lahko spremenite, na primer v "študent", "pogodbenik" ali "zunanji zaposleni".

Poleg obveznih podatkov lahko tukaj vodite tudi osnovne kadrovske podatke, kot so:

• osebni podatki (EMŠO, davčna številka, rojstni dan ipd.),
• dodatni podatki (obračunski tip ipd.),
• kontaktni podatki (telefonska številka in e-pošta; opomba: v paketu S sta obvezna za uporabo Elektronske dovolilnice in/ali Planiranja odsotnosti),
• podatki o nadrejeni osebi (vrsta in naziv odgovornosti, veljavnost; opomba: v paketu S so obvezni za uporabo Elektronske dovolilnice in/ali Planiranja odsotnosti).

Kadrovska evidenca je ključen del organizacijskega sistema, ki omogoča celovit pregled in upravljanje podatkov o zaposlenih ter različnih oblikah delovnih razmerij znotraj organizacije. Omogoča podrobno spremljanje delovnih mest, zaposlenih (vse oblike delovnih razmerij, kot so redno delo, študentsko delo, pogodbene zaposlitve, samostojni podjetniki itd.) ter njihovimi razporeditvami, pogodbami in drugimi relevantnimi dokumenti, kot so potrdila o delovni uspešnosti, usposobljenosti, izobraževanjih ipd. Napredna kadrovska evidenca vključuje: 

• osebne podatke (ime, priimek, datum rojstva, EMŠO, spol, (ne)rezidentstvo, prebivališče, družinski člani, invalidnosti in telesne okvare, izobrazba in poklic, osebni računi),
• podatke o delovni in zavarovalni dobi (dnevno ažuriranje izračuna delovne dobe),
• podatke o sklenitvi, spremembi in prekinitvi delovnega razmerja,
• dokumente osebe, kot so urne evidence, obvestila o dopustu, pogodbe in aneksi (ustvarjeni znotraj sistema KADRIS 4),
• avtomatske izračune pripadajočega števila dni letnega dopusta (za posameznika ali za vse zaposlene hkrati),
• razporeditve oseb na delovna mesta, stroškovna mesta, organizacijske enote,
• podatke o delovniku in plači,
• podatke, vezane na evidenco delovnega časa (npr. dostop do območij in prostorov, identifikacijska kartica oz. medij, urnik zaposlenega ipd.),
• veščine in izkušnje osebe – evidenca tečajev, pridobljenih kompetenc, izpitov, certifikatov ipd. z e-opomniki pred potekom veljavnosti določene kompetence ali certifikata,
• zdravstvene preglede (predhodne, obdobne, kontrolne ipd.) z možnostjo:
  • izpisa napotnice za zdravstveni pregled z vsemi podatki,
  • izračuna predlaganega datuma naslednjega zdravstvenega pregleda na podlagi intervala,
  • vnosa zdravniškega spričevala in morebitnih omejitev,
• podatke o nadrejenih osebah z avtomatskim prenosom v registracijski sistem za odobravanje oz. zavračanje vseh vrst odsotnosti,
• podatke o stikih osebe z avtomatskim prenosom v registracijski sistem za odobravanje oz. zavračanje vseh vrst odsotnosti (npr. e-naslov, na katerega zaposleni prejme obvestilo o odobritvi oz. zavrnitvi odsotnosti),
• evidence prevozov na in z dela,
• za uporabnike iz javnega sektorja je omogočeno:
  • ocenjevanje javnih uslužbencev,
  • preverjanje izpolnjevanja pogojev za napredovanje v višji plačni razred,
  • vzdrževanje podatkov o virih financiranja,
• interaktivna poročila za izpis podatkov, ki se jih prilagaja glede na potrebe dela,
• vloge uporabnikov (npr. vodja oddelka, kadrovska služba, zaposleni) z dostopi in vidnostjo podatkov,
• dinamičen koledar opravil z e-poštnimi opomniki in časovno premico za simuliranje preteklih ali prihodnjih dogodkov,
• generiranje dokumentov (npr. odločb za letni dopust, pogodb o zaposlitvi) s samodejno izpolnitvijo dinamičnih polj, ki se z enim klikom pripnejo med dokumente osebe,
• masovno izvedbo izbranih akcij za več ali vse osebe na klik (npr. izračun pripadajočega števila dni letnega dopusta, spreminjanje nadrejenih, spreminjanje razporeditev).

Kadrovski vmesnik eHRS se integrira z državnim portalom SPOT (Slovensko poslovno točko) in omogoča podjetjem avtomatizirano prijavo in odjavo zaposlenih v zakonsko zahtevana zdravstvena in socialna zavarovanja (obrazca M-1 in M-2), ter spreminjanje podatkov o zavarovancih (obrazec M-3) in prijavo v zavarovanja za primere poškodb pri delu in poklicnih bolezni (obrazec M-12).

Poleg teh funkcionalnosti omogoča tudi masovno prijavo in odjavo zavarovanj, kar je izjemno priročno v primerih, ko podjetje doživi spremembe v pravnoorganizacijskem statusu, preide na krajši delovni čas, se mora prilagoditi situaciji čakanja na delo ali izvede množično odpuščanje ali zaposlovanje novih kadrov.

S povezavo med kadrovskim vmesnikom eHRS in SPOT-om se poskrbi za učinkovito upravljanje z obveznimi zavarovanji, kar olajša skladnost s predpisi ter zagotavlja nemoteno delovanje podjetja ob morebitnih večjih ali nenadnih spremembah v delovnem okolju.

Redni letni razgovori predstavljajo ključni proces za načrtovanje, vodenje in ocenjevanje nalog ter procesov med vsemi deležniki - kadrovsko službo, vodjem in zaposlenimi - na enem mestu. Ti razgovori vodjem omogočajo, da vzpostavijo konstruktiven dialog z zaposlenim glede njegovega dela, kompetenc, razvoja in morebitnega napredovanja znotraj organizacije. Proces letnega razgovora vključuje naslednje funkcionalnosti:

• vnos samoocen zaposlenih in / ali ocen vodij in zapis skupnih dogovorov - zaposleni oceni svoje delo, spretnosti in dosežke, vodja pa prav tako oceni zaposlenega, na podlagi tega se izpeljejo pogovori, kjer se določijo skupni dogovori in cilji,
• ocena realizacije nalog in kompetenc zaposlenega v preteklem obdobju, ki pokaže primerjavo med pričakovano oceno kompetenčnega profila zaposlenega in oceno vodje,
• določitev ciljev in nalog za naprej - vodja in zaposleni skupaj določita merljive in dosegljive cilje ter naloge, ki prispevajo k razvoju in uspehu zaposlenega in poslovanja organizacije, 
• analiza izvedenih razgovorov - proces podpira tudi analizo izvedenih razgovorov, ki omogoča organizaciji razumevanje napredka in morebitnih področij za izboljšave v procesu rednih letnih razgovorov.

Ta strukturiran pristop k letnim razgovorom zagotavlja transparentnost, jasnost ter skupno razumevanje med vodji in zaposlenimi. Omogoča tudi usklajeno načrtovanje in postavljanje ciljev ter nalog za prihodnost, kar prispeva k razvoju zaposlenih in učinkovitemu delovanju organizacije.

Izobraževanje predstavlja ključen proces za načrtovanje, upravljanje ter razvoj zaposlenih in njihovih kompetenc na enem mestu. Omogoča sistematično sledenje izobraževalnim dejavnostim, kar omogoča nadaljnji razvoj zaposlenih v organizaciji. Izobraževanje vključuje naslednje funkcionalnosti:

• vnaprejšnje načrtovanje, določanje prioritet in organiziranje izobraževanj na enem mestu,
• sistematično sledenje udeležbe zaposlenih na izobraževalnih programih, kar omogoča boljšo analizo uspešnosti,
• razvoj kompetenc zaposlenih - zaposlenim omogoča dostop do programa izobraževanj in razvoja ter jim omogoča, da sistematično nadgrajujejo svoje spretnosti in znanje,
• vodjem in kadrovski službi omogoča nadzor nad izobraževanjem zaposlenih, pregled nad vloženim časom in sredstvi ter oceno učinka investicije v izobraževanje,
• zaposlenim omogoča enostaven dostop do seznama razpisanih izobraževanj, arhiva preteklih izobraževalnih programov ter postopka prijave na izbrane izobraževalne dogodke.

Sistem za upravljanje izobraževanj prinaša večplastne koristi za organizacijo, saj omogoča učinkovito načrtovanje in sledenje izobraževanjem, izboljšuje razvoj zaposlenih ter omogoča analizo učinkovitosti vloženih sredstev in časa v izobraževanje. Zaposlenim pa ponuja preglednost in enostaven dostop do relevantnih izobraževalnih programov.

Najpogostejši način evidentiranja delovnega časa je klasičen sistem z uporabo identifikacijskih kartic ali obeskov in registracijskih terminalov. Gre za zanesljivo in preverjeno metodo, ki je skladna z zakonom o evidenci dela (ZEPDSV-A) in je široko uporabljena predvsem v javnem sektorju, proizvodnji, gostinstvu in turizmu.

Ključne lastnosti klasične registracije delovnega časa so:

• zaposleni uporabljajo identifikacijske kartice ali obeske, ki jih približajo ali vstavijo v registrirno napravo (registracijski terminal) za opravljanje različnih vrst dela - prihod in odhod z dela, začetek in konec odmora, odmor koriščen / ni koriščen, službene poti, terensko delo ipd.,
• prilagodljive vrste registracij glede na potrebe podjetja, kar zagotavlja fleksibilnost pri beleženju delovnega časa,
• nakup ali najem terminala – organizacije lahko kupijo ali najamejo registracijski terminal kot del izbranega naročniškega paketa, kar omogoča prilagodljivost glede na njihove potrebe ali finančne zmožnosti,
• možnost vnaprejšnje nastavitve urnikov na terminalu olajša proces registracije in zmanjšuje možnost napak pri beleženju delovnega časa,
• v primeru morebitnih napak sistem samodejno obvešča zaposlene preko e-pošte, kar omogoča popravke podatkov ali po potrebi pomoč s strani skrbnika sistema,
• skrbnik sistema ima dostop do naprednega urejevalnika, ki omogoča boljši pregled nad evidencami, hitrejše reševanje morebitnih težav ter izboljšuje učinkovitost vodenja evidenc delovnega časa.

Če zaposleni pozabi registrirati prihod ali odhod, lahko to popravi z vnosom manjkajočega dogodka. Za to pripravi dovolilnico, ki jo mora odobriti odgovorna oseba, s čimer je težava rešena. Funkcionalnost je na voljo v paketih M in L. 

Spletna registracija in evidenca delovnega časa prek virtualnega terminala predstavljata prilagodljivo in stroškovno učinkovito rešitev za spremljanje delovnega časa zaposlenih, še posebej za manjše pisarne ali podjetja, kjer ni izvedljivo ali ekonomično kupiti klasičnih registracijskih terminalov. Tu so ključne značilnosti:

• dostop prek spletnega brskalnika - zaposleni se prijavijo v sistem s svojim uporabniškim imenom in geslom preko spletnega brskalnika. Virtualni terminal omogoča enostavno evidentiranje začetka in zaključka dela, različnih vrst delovnih aktivnosti (začetek dela, odmor, konec dela, odmor koriščen / ni koriščen ipd.),
• brez potrebe po strojni opremi in ID medijih - ni potrebno kupiti registracijskih terminalov in identifikacijskih kartic / obeskov, kar zmanjša stroške in olajša uporabo sistema,
• samodejni izračuni izrabe delovnega časa bodisi po dnevih bodisi po posameznih projektih, 
• prilagodljivost in uporabnost za delo v pisarnah ali okoljih z manj zaposlenimi, kjer bi bil nakup klasičnih registracijskih terminalov za štempljanje delovnega časa neekonomičen, 
• zaradi spletnega vmesnika je sistem enostaven za uporabo in evidentiranje delovnega časa,
• skladnost z zakonom o evidenci dela (ZEPDSV-A).

Ta vrsta sistema za beleženje delovnega časa je primernejša za delovna okolja, kjer ni potrebe po fizičnih terminalih in identifikacijskih medijih, saj omogoča prilagodljivost in enostavnost uporabe.

Mobilna aplikacija KADRIS 4 Mobile predstavlja sodoben način za beleženje delovnega časa s pomočjo pametnih telefonov. Ta aplikacija omogoča uporabnikom, da s svojimi mobilnimi napravami enostavno evidentirajo različne dogodke povezane z delovnim časom. Tukaj je nekaj ključnih značilnosti:

• evidentiranje delovnega časa - zaposleni lahko preko svojih mobilnih naprav enostavno beležijo prihode, odmore in odhode z dela ne glede na to, ali se nahajajo na lokaciji podjetja ali zunaj nje (na terenu, delajo od doma),
• vpogled v prisotnosti zaposlenih - aplikacija omogoča zaposlenim, da spremljajo status prisotnosti ali odsotnosti drugih zaposlenih v realnem času, kar olajša usklajevanje dela med sodelavci,
• dostop do osebnih dokumentov in evidenc - zaposlenim je omogočen dostop do osebnih dokumentov, kot so plačilne liste, pa tudi do podatkov o njihovi evidenci delovnega časa, stanju ur in dopusta, kar pripomore k boljši preglednosti in informiranosti zaposlenih,
• napovedovanje in odobravanje zahtev za odsotnosti - zaposleni lahko preko aplikacije napovedujejo in oddajajo zahteve za različne vrste odsotnosti (dopusti, odmori) s sistemom samodejnega obveščanja preko e-pošte, kar pohitri postopek odobritve na strani vodje,
• združljivost z mobilnimi operacijskimi sistemi Android 7+ s funkcijo NFC ter iPhone 7+ z operacijskim sistemom iOS 12+,
• skladnost z zakonom o evidenci dela (ZEPDSV-A).

KADRIS 4 Mobile ponuja zaposlenim priročno orodje za enostavno, pregledno in zakonsko skladno beleženje delovnega časa preko mobilnih naprav, kar prispeva k večji učinkovitosti in transparentnosti pri upravljanju delovnega časa.

Elektronska dovolilnica za urne odsotnosti omogoča zaposlenim najavo različnih vrst odsotnosti med delovnim časom, vodjem pa omogoča potrjevanje ali zavračanje teh odsotnosti. Nekatere ključne funkcionalnosti vključujejo:

• najavo odsotnosti - zaposleni lahko preko registracijskega terminala, registrirne naprave, spletne ali mobilne aplikacije napovejo službene ali privatne odsotnosti med delovnim časom, pa tudi izredno ali nadurno delo,
• potrjevanje / zavračanje odsotnosti - vodje ali nadrejeni prejmejo obvestilo po e-pošti o vsaki napovedani odsotnosti, sledi postopek odobravanja, pri čemer se uporablja e-poštni opomnik za obveščanje in spremljanje postopkov odobritve ali zavrnitve,
• samodejno beleženje v urno listo - podatki o odsotnostih med delovnim časom se samodejno zabeležijo v urno listo zaposlenih, kar olajša proces obračuna plač in vodenje evidenc delovnega časa,
• delovanje preko različnih platform - registracijskega terminala oz. registrirne naprave, spletne ali mobilne aplikacije, kar zagotavlja večjo dostopnost in uporabnost funkcionalnosti.

Elektronska dovolilnica za urne odsotnosti omogoča učinkovito upravljanje in nadzor nad odsotnostmi zaposlenih med delovnim časom ter olajša procese potrjevanja in beleženja odsotnosti za nadaljnji obračun plač.

Planiranje odsotnosti za celodnevne ali večdnevne odsotnosti omogoča zaposlenim napovedovanje takšnih odsotnosti, medtem ko vodjem ali nadrejenim omogoča potrjevanje ali zavračanje teh napovedi. Nekatere ključne funkcionalnosti vključujejo:

• napoved odsotnosti - zaposleni lahko preko registracijskega terminala oz. registrirne naprave, spletne ali mobilne aplikacije napovejo celodnevno ali večdnevno odsotnost, na primer dopust ali izobraževanje,
• potrjevanje / zavračanje odsotnosti – vodje ali nadrejeni ali vodje prejmejo obvestilo po e-pošti o napovedani odsotnosti, sledi postopek odobravanja, pri čemer se uporablja e-poštni opomnik za obveščanje in spremljanje postopkov odobritve ali zavrnitve,
• samodejno beleženje v urno listo - podatki o celodnevnih odsotnostih se samodejno zabeležijo v urno listo zaposlenih, kar olajša proces obračuna plač in vodenje evidenc delovnega časa,
• uporabo preko različnih platform - registracijskega terminala oz. registrirne naprave, spletne ali mobilne aplikacije, kar omogoča večjo dostopnost in uporabnost funkcionalnosti.

Ta sistem planiranja odsotnosti za celodnevne ali večdnevne odsotnosti omogoča učinkovito upravljanje napovedanih odsotnosti, kar olajša proces potrjevanja in beleženja teh odsotnosti za nadaljnji obračun plač.

Vmesnik omogoča integracijo našega sistema z istoimenskim vmesnikom eBOL na državnem portalu SPOT in pokriva naslednje funkcionalnosti in koristi za uporabnike:

• avtomatski prenos elektronskih bolniških listov (eBOL) in potrdil o darovanju krvi (ePODK) med našim sistemom ter državnimi institucijami, kar zmanjšuje potrebo po ročnem prenašanju in vnosu podatkov,
• olajša administrativne postopke, ki se izvajajo med našim sistemom ter različnimi državnimi institucijami, izboljšuje sledljivost dokumentacije in omogoča bolj učinkovito izvajanje postopkov,
• pospešuje procese obračuna in izplačila plač, zagotavlja pravočasna in natančna izplačila,
• sledljivost in lažje upravljanje dokumentacije, saj avtomatizira prenos in beleženje dokumentov med različnimi sistemi.

S to integracijo se olajša sodelovanje med našim sistemom in državnimi institucijami, kar prinaša večjo učinkovitost, manj administrativnih napak ter boljše sledenje in upravljanje dokumentacije.

Rešitev za evidenco prevozov na delo in z dela vključuje izračun nadomestila za prevoz z upoštevanjem različnih vrst prevoza in možnosti sprememb delovnega mesta. Ključne značilnosti:

• Izračun nadomestila za prevoz - sistem omogoča izračun nadomestila za prevoz na delo in z dela ob upoštevanju različnih poti in načinov prevoza, ki jih zaposleni za prihod na delo in odhod z dela.
• Vnos izjav in relacij poti - za vsakega zaposlenega se v sistem vnašajo izjave in ustrezne poti, po katerih zaposleni prihaja na delo in domov. Če zaposleni opravlja delo na več lokacijah, se v sistem vnese toliko izjav, kolikor lokacij dela zaposleni ima.
• Izračun nadomestila ob upoštevanju najugodnejše kombinacije prevozov - sistem na podlagi vnesenih izjav izračuna nadomestilo za prevoz z upoštevanjem kombinacije prevozov, ki najbolj zmanjšuje stroške za delodajalca. Sistem izbere najugodnejšo kombinacijo prevozov, ki upošteva stroške in učinkovitost prevoza.
• Obračun in izplačilo stroškov zaposlenim.

Ta rešitev omogoča podjetjem natančno spremljanje prevozov zaposlenih, upošteva različne vrste prevozov in lokacij dela ter izračuna nadomestila za prevoz na način, ki je najbolj ekonomičen za delodajalca.

Rešitev za evidenco in obračun potnih stroškov službenih poti vključuje šest korakov: 

1. Napoved službene poti - zaposleni v sistemu napove svojo službeno pot, ki lahko zajema enodnevne ali ponavljajoče se poti, bodisi v Sloveniji ali v tujini. To vključuje načrtovanje potovanja, navedbo cilja, trajanja, namena in morebitnih podrobnosti potovanja.
2. Odobritev ali zavrnitev s strani vodje - vodja preko sistema potrdi ali zavrne napovedano pot, kar omogoča hitro komunikacijo med zaposlenim in vodjo poti.
3. Vnos dodatnih stroškov na poti - po končani poti zaposleni vnese morebitne dodatne stroške, ki so nastali med potovanjem, kot so parkirnine, cestnine, prenočišča itd. Poleg tega lahko vpiše tudi možnosti, ki vplivajo na znižanje dnevnice, kot so stroški zajtrka, kosila, večerje.
4. Potrditev obračuna stroškov poti - vodja potrdi ali zavrne obračun stroškov poti, ki jih je zaposleni vnesel. To omogoča pregled nad nastalimi stroški in njihovo pravilnost.
5. Priprava podatkov za izplačilo - po potrditvi stroškov sledi priprava podatkov za izplačilo zaposlenemu. Te informacije so pripravljene tako, da so primerne za vnos v katerikoli plačni sistem.
6. Likvidacija stroškov - končni korak je izvedba izplačila stroškov zaposlenemu na podlagi pripravljenih podatkov za izplačilo.

Ta šeststopenjski proces omogoča digitalizacijo celotnega postopka potnih nalogov od napovedi poti do izplačila stroškov, pri čemer vsak korak omogoča komunikacijo po e-pošti ter prilagodljivost za obdelavo v različnih plačnih sistemih.

Rešitev omogoča, da se podatki o evidenci delovnega časa preračunajo po vrstah opravljanega dela in izvozijo v katerikoli sistem za obračun plač. Ključne lastnosti rešitve so: 

• Preračun podatkov v delovne ure - sistem samodejno preračuna podatke o prisotnosti in odsotnosti zaposlenih glede na vrsto dela (redno, izredno ali nadurno delo, odmori, dopusti, prazniki, bolniške odsotnosti (paketa M in L) in službene poti (paket L). Te podatke pretvori v ustrezen numeričen format, ki prikazuje opravljene ure za vsako vrsto dela.
• Izvoz v različne sisteme za obračun plač - pripravljeni podatki se izvozijo v katerikoli sistem za obračun plač, bodisi v obstoječi plačni informacijski sistem znotraj platforme KADRIS 4 ali v drug zunanji plačni sistem. Ta funkcionalnost omogoča hitro, enostavno in natančno izračunavanje plač zaposlenih.
• Zagotovljena hitrost in natančnost izračunavanja plač - izvoz podatkov v plačne sisteme omogoča hitro in natančno izvedbo izračuna plač na podlagi preračunanih ur za različne vrste dela. To omogoča podjetju, da hitro generira plačilne liste z visoko stopnjo natančnosti. 

Rešitev omogoča celovit pregled in obdelavo podatkov o delovnem času ter njihov izvoz v plačne sisteme, kar vodi v učinkovit in natančen izračun plač zaposlenim.